Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong một tổ chức, doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, góp phần vận hành bộ máy trơn tru, gia tăng hiệu quả công việc chung. Trong bài viết chia sẻ kinh nghiệm này, hãy cùng Topviecquanly học cách tối ưu quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban nhé!
Quy trình phối hợp giữa các phòng ban có vai trò như thế nào?
Để một doanh nghiệp có thể hoạt động trơn tru và hiệu quả thì tất cả các nhiệm vụ cần được sắp xếp, tổ chức hợp lý theo một quy luật thống nhất. Khi quy trình phối hợp giữa các phòng ban được ban hành rõ ràng, cụ thể, mọi hoạt động của công ty cần tiến hành đúng theo thỏa thuận này, hướng đến mục đích chung của toàn doanh nghiệp.
Việc xây dựng quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban là một điều vô cùng quan trọng. Quy trình này sẽ giúp công ty đảm bảo chất lượng, hiệu suất và tiến độ trong công việc. Tuân thủ đúng quy trình phối hợp giữa các phòng ban là nền tảng cho việc thực hiện đúng mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.
- Tăng hiệu suất công việc của từng bộ phận và cả toàn doanh nghiệp
- Tối ưu chi phí, thời gian và nguồn lực nhân sự
- Kiểm soát quá trình làm việc của toàn thể phòng ban
- Giảm thiếu sai sót, nhầm lẫn trong công việc
- Gắn kết các phòng ban của doanh nghiệp
>>> Đọc thêm: Quản lý doanh nghiệp là gì? Quy trình và phương pháp tối ưu nhất
Cách xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Xây dựng được quy trình phối hợp giữa các phòng ban giúp tạo ra văn hóa doanh nghiệp tốt, đem tới môi trường gắn kết, gia tăng hiệu suất làm việc của từng cá nhân và của tổ chức chung. Để có thể thiết lập một quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện sau đây.
Làm rõ mục tiêu công việc
Bước thiết yếu trong việc xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban đó chính là xác định được mục tiêu công việc. Từng thành viên, từng mắt xích của công ty khó có thể làm việc chung nếu họ không hiểu rõ bản chất công việc của họ có đóng góp như thế nào với công việc chung.
Những người giữ vai trò quản lý như trưởng nhóm, trưởng phòng nên phác thảo trước mục tiêu công việc cho nhân sự cấp dưới trước khi bắt đầu một dự án. Từng cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình vận hành dự án, qua đó tự ý thức được trách nhiệm của bản thân và thấu hiểu được công việc của nhau.
Xác định phạm vi áp dụng quy trình
Sẽ có những cá nhân, tập thể liên quan trực tiếp tới việc vận hành và thực thi dự án, bởi vậy việc xác định phạm vi áp dụng quy trình phối hợp là cực kỳ cần thiết. Những bộ phận nào trực tiếp thực hiện quy trình phối hợp này sẽ được cần được các định rõ ràng, được thông báo về công việc để có thể nắm được cách thức triển khai dự án.
Xác định nội dung chính của quy trình làm việc
Khi xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần nắm vững thông tin về tình hình kinh doanh hiện tại của công ty. Ngoài ra, BLĐ cũng cần xác định rõ phạm vi công việc và trách nhiệm của từng bộ phận. Dựa vào các yếu tố dưới đây, ban lãnh đạo có thể xác định nội dung và phạm vi quy trình:
- Input: Xác định đầu vào của quy trình làm việc gồm những yếu tố nào.
- Output: Xác định chiều ra của quy trình làm việc gồm thành phần nào.
- Áp dụng biện pháp 5W + 2H cùng phương pháp 5M để giải quyết các vấn đề.
Nguyên tắc 5W2H bao gồm:
- What (Cái gì): Xác định nội dung của công việc là gì.
- Why (Tại sao): Xác định mục tiêu, yêu cầu trong công việc, tại sao cần làm việc đó.
- When (Khi nào): Xác định thời gian thực hiện công việc, gồm cả bắt đầu và kết thúc.
- Where (Ở đâu): Xác định địa điểm, vị trí tiến hành công việc.
- Who (Ai): Xác định ai là người thực hiện công việc, nhân sự nào sẽ hỗ trợ và nhân sự nào sẽ là giám sát.
- How (Như thế nào): Xác định phương pháp triển khai công việc, cần thực thi như thế nào.
- How much (Bao nhiêu): Xác định nguồn lực và chi phí.
Mô hình 5M gồm có:
- Manpower (Nguồn nhân lực): Nhân lực thực hiện công việc cần có những kỹ năng và phẩm chất cần thiết.
- Money (Tiền): Ngân cách cho dự án là bao nhiêu và sẽ được giải ngân bao nhiêu lần?
- Material (Vật liệu): Vật liệu cần có là gì, tiêu chuẩn vật liệu hoặc tiêu chuẩn dành cho nhà cung cấp.
- Machine (Máy móc/Công nghệ): Tiêu chuẩn máy móc là như thế nào, sẽ áp dụng công nghệ gì trong quá trình tiến hành công việc?
- Method (Phương pháp làm việc): Phương pháp nào được áp dụng trong quá trình làm việc để đem đến hiệu quả cao.
>>> Đọc thêm: Mô hình 5M là gì? Quản lý doanh nghiệp hiệu quả với mô hình 5M
Kiểm soát quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Trong quá trình kiến tạo quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban, nhà quản lý cần có phương pháp giám sát toàn bộ quy trình, nắm được tiến độ của từng đơn vị, đánh giá chất lượng công việc.
Đồng thời, quản lý cũng cần sát sao, đưa ra những định hướng, giải pháp tối ưu để đảm bảo quy trình vận hành này được trơn tru. Điều này sẽ giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đem tới hiệu suất công việc tốt.
>>> Đọc thêm: Cách Quản Lý Team Hiệu Quả Mà Bạn Cần Phải Nắm Vững
Xây dựng tài liệu hướng dẫn kèm theo
Trong bất cứ quy trình nào thì các tài liệu hướng dẫn là vô cùng cần thiết. Bộ tài liệu hoàn chỉnh có ý nghĩa rất quan trọng khi truyền tải thông tin tới tất cả phòng ban, nhân sự liên quan cùng với đó là kiểm soát việc tuân thủ quy trình.
Trong bộ tài liệu này cần chỉ rõ vai trò, nhiệm vụ của từng phòng ban. Ngoài ra, các thuật ngữ, định nghĩa khó hiểu cần được giải đáp chi tiết và thống nhất cách trao đổi. Điều này sẽ giúp nhân sự có thể hiểu rõ và áp dụng hiệu quả nhất vào công việc thực tế.
Cách tối ưu quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban
Những người làm quản lý đều hiểu được vai trò quan trọng của quy trình phối hợp giữa các phòng ban nhưng để có thể tận dụng tối ưu quy trình này hiệu quả thì không phải là bài toán dễ dàng. Để có thể áp dụng thành công quy trình phối hợp công việc này, hãy tham khảo một số gợi ý dưới đây.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Trước hết để có một đội ngũ nhân sự thật sự gắn kết thì doanh nghiệp cần có văn hóa và bản sắc riêng, kèm với đó là các phẩm chất chung mà toàn thể nhân sự đều cần hướng tới. Đầu tiên trong số đó chính là văn hóa cảm thông và tinh thần hỗ trợ. Tất cả các phòng ban, cá nhân cần hỗ trợ và tương tác với nhau để nâng cao hiệu suất công việc.
Ngoài cảm thông, mỗi cá nhân cũng cần thấu hiểu những khó khăn trong công việc của đồng nghiệp, của các phòng ban khác, từ đó hình thành ý thức chủ động, sẵn sàng giúp đỡ khi cần. Điều này góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hòa đồng, thân thiện, luôn hỗ trợ đồng đội, tạo sự kết nối giữa các phòng ban, bộ phận.
>>> Đọc thêm: Các yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp người quản lý nên biết
Sử dụng thuật ngữ dễ hiểu khi giao tiếp
Trong quá trình phối hợp để cùng triển khai công việc, các phòng ban, cá nhân cần có “ngôn ngữ chung” – đó chính là việc thống nhất sử dụng những từ ngữ, thuật ngữ dễ hiểu, dễ giao tiếp.
Dùng những thuật ngữ thân thiện, dễ hiểu giúp toàn bộ các phòng ban đều có thể hiểu, ngay cả những bộ phận không cùng chuyên môn. Vì vậy, mọi người nên sử dụng ngôn ngữ chung để giao tiếp trong doanh nghiệp để đảm bảo việc truyền tải thông tin hiệu quả, tránh gây khó hiểu hay nhầm lẫn.
Dùng các phần mềm phân chia và quản lý công việc
Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay thì việc áp dụng các ứng dụng công nghệ hỗ trợ đã không còn là điều quá xa lạ. Để giám sát được quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban, người quản lý có thể sử dụng các phần mềm phân chia công việc, theo dõi tiến độ làm việc để nắm được quá trình triển khai của từng bộ phận.
Các doanh nghiệp có thể mua gói sử dụng phần mềm từ các bên chuyên cung cấp giải pháp công nghệ hỗ trợ công việc như 1Office, MISA hoặc nếu có bộ phận IT riêng thì có thể tự tạo một phần mềm nội bộ, phù hợp với đặc thù của công ty.
>>> Đọc thêm: TOP 3 phần mềm quản lý nhân lực tốt nhất hiện nay nên dùng
Tổ chức các chương trình gắn kết nhân sự
Đây cũng được xem là một trong các giải pháp hiệu quả để tối ưu quy trình phối hợp giữa các phòng ban. Các chương trình, hoạt động ngoại khóa gắn kết nhân viên trong nhóm, trong cùng phòng ban hoặc giữa các phòng ban với nhau sẽ giúp mọi người trở nên gần gũi, thân thiết hơn.
Thông qua những chương trình kết nối này, cán bộ nhân viên có thể dễ thấu hiểu và cảm thông cho nhau hơn, thân thiết hơn. Nhờ đó, công việc liên quan giữa các phòng ban sẽ được tiến hành nhanh chóng, đảm bảo hiệu quả hơn.
Tạo môi trường làm việc thoải mái
Một môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng đi kèm sự thoải mái giúp tạo tâm lý dễ thở, thúc đẩy công việc tốt hơn, đẩy nhanh tiến độ làm việc và tăng tính đoàn kết cho nhân sự. Để xây dựng được môi trường làm việc lý tưởng, người quản lý có thể tập trung vào các yếu tố như không gian văn phòng, khung giờ làm việc, đãi ngộ trong ngày làm việc như ăn nhẹ, đồ uống, thời gian thư giãn trong ngày, những buổi trà chiều, v.v..
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh nên luôn cần có nội quy rõ ràng, tuy nhiên cũng đừng vì thế mà đưa ra nhiều quy định cứng nhắc, khiến nhân sự cảm thấy gò bó và kìm hãm sự sáng tạo của nhân viên. Nên có những quy định linh hoạt, kèm với đó là xây dựng một môi trường thoải mái về tâm lý để mọi nhân viên đều có thể hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả.
>>> Đọc thêm: Cách để nhân viên hạnh phúc? Bí quyết trở thành lãnh đạo xuất sắc
Kết luận
Để gia tăng hiệu suất công việc thì quy trình phối hợp giữa các phòng ban có vai trò vô cùng quan trọng. Hy vọng thông qua bài viết này, quý doanh nghiệp, các nhà quản lý sẽ có thêm nhiều ý tưởng để xây dựng quy trình hiệu quả, suôn sẻ, vận hành đúng cách.
Nếu bạn đang tìm kiếm các vị trí công việc quản lý, đừng quên truy cập vào Topviecquanly.vn để cập nhật các tin tuyển dụng hấp dẫn mới nhất nhé!
