Phòng hành chính hay phòng hành chính tổng hợp là bộ phận rất quan trọng của doanh nghiệp. Đây chính là phòng ban chăm lo cho hình ảnh của doanh nghiệp, một số công ty có thể sẽ là phòng ban quản lý đời sống cho nhân viên. Do đó, trưởng phòng hành chính đóng vai trò rất quan trọng. Vậy, trưởng phòng hành chính là gì? Công việc chi tiết của trưởng phòng hành chính là gì? Cùng Topviecquanly.vn tham khảo qua bài viết chia sẻ kinh nghiệm ngay hôm nay.
Trưởng phòng hành chính là gì?
Có khá nhiều cách giải thích cho khái niệm trưởng phòng hành chính. Tuy nhiên, hiểu đơn giản thì trưởng phòng hành chính là người quản lý, đứng đầu phòng hành chính nhân sự, hành chính tổng hợp hoặc cả 2 phòng ban này.
Hành chính là một trong các phòng ban quan trọng trong doanh nghiệp. Đây chính là bộ phận thực hiện đảm nhiệm công việc liên quan đến các thủ tục hành chính, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp.
Công việc liên quan hành chính trước đây thường được nhận định khá nhàm chán. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ hiện nay, công việc của khối hành chính đã phát triển, năng động và đa dạng hơn.
Thông thường, để trở thành trưởng phòng hành chính, bạn sẽ cần đáp ứng được những yêu cầu như sau:
- Tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan đến hành chính, ví dụ như quản trị văn phòng, quản trị nhân sự, tài chính – kế toán, luật,…
- Có kinh nghiệm ít nhất 3 năm làm việc trong lĩnh vực hành chính, nhân sự.
- Hiểu biết về các kiến thức liên quan đến các chế độ, chính sách, quy định luật pháp liên quan đến người lao động.
- Yêu cầu về kỹ năng mềm khác như có kỹ năng lãnh đạo, quản lý, có khả năng bao quát và lên kế hoạch tốt.
>>> Xem thêm: Mô tả công việc trưởng phòng kỹ thuật cơ điện? Thu nhập ra sao?
Vai trò, chức năng của trưởng phòng hành chính là gì?
Trưởng phòng hành chính thường sẽ có những vai trò, chức năng như sau:
Vai trò của trưởng phòng hành chính
TP hành chính là người sẽ đóng vai trò đứng đầu bộ phận hành chính văn phòng. Ngoài ra, họ sẽ là người thực hiện tham mưu và đưa ra các chiến lược, sự tư vấn cho Lãnh đạo, ban giám đốc về các vấn đề như:
- Luật pháp liên quan đến hành chính.
- Hệ thống quy định, chính sách hành chính phù hợp với doanh nghiệp.
- Tham mưu về việc xây dựng các quy trình, thủ tục hành chính trong doanh nghiệp.
Ngoài ra, TP hành chính cũng sẽ là người thực hiện quản lý, giám sát các nhân viên trong doanh nghiệp. Ngoài ra, họ cũng sẽ thực hiện điều hành, phân bố công việc cho những nhân viên khác thuộc bộ phận hành chính. Có thể nói, TP hành chính là những người đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp cho các nhân sự khác trong doanh nghiệp.
Chức năng của trưởng phòng hành chính
Một trưởng phòng hành chính sẽ có những chức năng như sau:
- Chức năng tham mưu: Là người có trách nhiệm tham mưu các chiến lược với Ban giám đốc để giúp đưa ra được quyết định liên quan đến sự phát triển của doanh nghiệp.
- Chức năng giám sát: Thực hiện phân công công việc, giám sát, theo dõi thường xuyên các nhân sự trong doanh nghiệp.
- Chức năng tổ chức: TP hành chính sẽ là người có chức năng tổ chức các công việc hành chính cho công ty.
- Chức năng quản lý: Đây là chức năng mà các vị trí trưởng phòng, quản lý đều cần thực hiện.
>>> Xem thêm: Bản mô tả công việc Trưởng Phòng Kỹ Thuật Xây Dựng đầy đủ nhất
Công việc chi tiết của trưởng phòng hành chính là gì?
Với những chức năng, vai trò như trên, vị trí TP hành chính sẽ có những công việc như sau:
- Thực hiện giải quyết các chế độ, quyền lợi cho nhân sự của công ty.
- Phụ trách vấn đề liên quan đến BHXH, BHYT cũng như các phúc lợi khác.
- Thực hiện chịu trách nhiệm với các hoạt động, sự kiện của công ty.
- Phối hợp cùng các bộ phận khác để quản lý, theo dõi quá trình thực hiện nội quy từ của nhân viên.
- Thực hiện soạn thảo, xây dựng các công văn, văn bản, biểu mẫu, văn thư của nội bộ doanh nghiệp.
- Hỗ trợ cho phòng nhân sự có thể tìm kiếm được các nhân lực có tiềm năng, phù hợp với yêu cầu, văn hóa của doanh nghiệp.
- Phân công nhiệm vụ cho các nhân sự trong phòng hành chính.
- Chịu trách nhiệm về quản lý thiết bị, máy móc cũng như các tài sản khác của công ty.
- Lên các kế hoạch, thực hiện tham mưu với ban Giám đốc về các công việc liên quan đến hành chính văn phòng.
- Làm các báo cáo theo từng kỳ (tuần, tháng, quý, năm…) theo yêu cầu.
>>> Xem thêm: Trưởng phòng IT là gì? Lộ trình thăng tiến lên trưởng phòng IT
Mức lương của trưởng phòng hành chính
Tuy là một công việc có nhiều yêu cầu và khá áp lực, nhưng mức lương của vị trí này lại khá cao. Theo số liệu khảo sát, mức lương trung bình của trưởng phòng hành chính nhân sự như sau:
- Mức thu nhập trung bình: 26.600.000 đồng/tháng.
- Mức thu nhập thấp nhất: 11.600.000 đồng/tháng.
- Mức thu nhập cao nhất: 75.400.000 đồng/tháng.
- Mức thu nhập phổ biến: 18.000.000 – 24.400.000 đồng/tháng.
Trên đây chỉ là mức thu nhập tham khảo. Trên thực tế, mức thu nhập này sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm, năng lực của bạn. Ngoài ra, nó cũng phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, địa điểm làm việc cũng như quy mô phòng ban mà bạn quản lý.
Tạm kết
Trên đây là những thông tin liên quan đến vị trí TP hành chính. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về trưởng phòng hành chính là gì? Công việc hàng ngày cần thực hiện.
>>> Truy cập TopCV.vn để cập nhật hàng nghìn tin tuyển dụng việc làm quản lý mới mỗi ngày
