Quản lý rủi ro là một phần quan trọng giúp cho các nhà quản lý có thể nhận biết và đánh giá các yếu tố nguy hại có thể ảnh hưởng đến tiến độ và sự thành công của dự án. Trong bài viết này, Topviecquanly.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu về lợi ích của việc quản lý rủi ro dự án cũng như hướng dẫn thực thi chi tiết.
Quản lý rủi ro dự án là gì?
Quản lý rủi ro dự án là một quá trình bao gồm việc xác định, đánh giá, lập kế hoạch phản ứng và phản ứng với các sự kiện/điều kiện có thể xảy ra trong suốt quá trình thực hiện một dự án. Trong quá trình triển khai dự án, bạn thường phải đối mặt với nhiều tình huống khác nhau, từ tích cực đến tiêu cực. Vì vậy, quản lý rủi ro giúp bạn ngăn ngừa nhiều các yếu tố bất ngờ và giảm thiểu mức độ ảnh hưởng của chúng đối với dự án.
Bên cạnh đó, khi thực hiện quản lý rủi ro dự án, bạn cũng sẽ được cung cấp một quá trình có hệ thống để xác định và thực hiện hành động khi rủi ro phát sinh. Điều này giúp bạn có thể cải thiện kiểm soát, tăng cơ hội thành công của dự án cao hơn.
>>> Xem thêm: Cách thực hiện mô hình quản lý rủi ro PPRR trong doanh nghiệp
Lợi ích của quản lý rủi ro dự án
Quản lý rủi ro dự án mang lại nhiều lợi ích cho dự án, bao gồm:
- Giúp đảm bảo rằng dự án sẽ tiến hành thuận lợi và đạt được mục tiêu.
- Giảm thiểu tác động tiêu cực của các rủi ro đến dự án.
- Tăng cường sự chuẩn bị và sẵn sàng cho các sự cố và khó khăn có thể xảy ra trong dự án.
- Giúp tăng động lực và sự đồng thuận cho các thành viên trong nhóm dự án.
- Tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả với các vấn đề và sự cố trong quá trình dự án.
- Tăng khả năng quản lý tài nguyên và chi phí trong dự án.
- Giúp các nhân viên của dự án có thể chủ động đối phó với các rủi ro và cơ hội.
Khó khăn khi quản lý rủi ro dự án
Thực hiện quản lý rủi ro dự án là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự tập trung và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Một số khó khăn khi quản lý rủi ro dự án có thể bao gồm:
- Xác định và đánh giá các rủi ro có thể rất khó khăn và đòi hỏi sự chuyên môn và kinh nghiệm.
- Quá trình phân tích rủi ro có thể tốn nhiều thời gian và tài nguyên.
- Các rủi ro có thể thay đổi liên tục và cần được theo dõi và đánh giá thường xuyên.
- Hiệu quả của các kế hoạch ứng phó với rủi ro có thể không được đảm bảo nếu các bên liên quan không hiểu rõ và đồng ý với các kế hoạch này.
- Các rủi ro không thể được dự đoán hoàn toàn, và do đó, các kế hoạch ứng phó có thể không đủ để giải quyết các rủi ro này.
- Việc quản lý rủi ro không được coi là hoàn thành khi các rủi ro được giải quyết. Việc giám sát các rủi ro và các kế hoạch ứng phó cần được thực hiện suốt quá trình dự án để đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả.
>>> Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì? Mô tả công việc chi tiết
Hướng dẫn xác định quản lý rủi ro dự án trong 6 bước
Để lập kế hoạch quản lý rủi ro, bạn có thể tham khảo ngay 6 bước cơ bản sau:
Bước 1 – Xác định rủi ro
Bước đầu tiên để lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án là xác định được những rủi ro có thể xảy ra là gì. Bạn có thể sử dụng những phương pháp sau để thực hiện xác định rủi ro cụ thể hơn. Bao gồm:
- Danh sách kiểm tra rủi ro.
- Phân tích SWOT bao gồm Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội), Threats (thách thức).
- Tìm kiếm thông tin từ các nguồn khác nhau như các chuyên gia trong lĩnh vực của bạn, các báo cáo nghiên cứu hoặc các tài liệu hướng dẫn để giúp mở rộng kiến thức và nâng cao khả năng đưa ra quyết định.
Bước 2 – Phân tích rủi ro
Phân tích thường là bước khó khăn nhất trong việc lập kế hoạch quản lý rủi ro. Bạn sẽ khó có đầy đủ thông tin, cần thực hiện xem xét nhiều dữ liệu phức tạp,… Điều này dẫn đến việc phân tích rủi ro thường chiếm nhiều thời gian trong quá trình này.
Để phân tích các rủi ro đã xác định, bạn có thể sử dụng các phương pháp như:
- Phân tích xác suất cụ thể hóa mức phân bổ xác suất cho mỗi rủi ro và xem xét ảnh hưởng của rủi ro tác động đến toàn bộ dự án.
- Phương sai và hệ số biến thiên.
- Phân tích độ nhạy.
- Phân tích cây quyết định.
Khi phân tích quản lý rủi ro, bạn cần phải phân tích các yếu tố sau:
- Khả năng xảy ra của rủi ro.
- Phạm vi các kết quả có thể xảy ra (tác động hoặc mức độ ảnh hưởng).
- Thời gian dự kiến xảy ra trong dự án (khi nào).
- Tần suất xảy ra (mức độ thường xuyên).
- Những vấn đề khác như pháp lý, tranh chấp,… có thể xảy ra liên quan đến dự án.
>>> Xem thêm: Bật mí quy trình quản lý dự án chuẩn nhất
Bước 3 – Ưu tiên rủi ro và vấn đề
Không phải mọi rủi ro đều có sự ảnh hưởng đến dự án như nhau. Vì vậy, khi đã xác định các rủi ro có thể xảy ra, bạn cần ưu tiên chúng để đảm bảo tập trung vào các rủi ro có tác động lớn nhất đến dự án. Bạn có thể phân loại các rủi ro thành cao, trung bình và thấp và lập kế hoạch giải quyết khi cần thiết. Trong đó:
- Những rủi ro có mức độ ưu tiên cao là những rủi ro có thể làm hỏng dự án của bạn và cần được giải quyết ngay lập tức.
- Những rủi ro có mức độ ưu tiên trung bình và thấp có thể không đe dọa đến sự thành công của dự án, nhưng vẫn cần được quản lý và giải quyết để đảm bảo dự án được tiến hành thuận lợi.
Bước 4 – Chỉ định nhân sự chịu trách nhiệm
Trong bước này, bạn cần chỉ định ai sẽ giám sát và quản lý các rủi ro đã xác định. Việc chỉ định nhân sự chịu trách nhiệm rất quan trọng bởi vì nếu không có ai giám sát và quản lý các rủi ro, chúng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến dự án.
Để lựa chọn nhân sự chịu trách nhiệm quản lý rủi ro, bạn có thể xem xét một số yếu tố như:
- Kinh nghiệm của nhân sự trong việc quản lý rủi ro trước đây.
- Kiến thức chuyên môn của nhân sự về lĩnh vực liên quan đến dự án.
- Khả năng làm việc trong môi trường áp lực và thay đổi liên tục.
- Tính trách nhiệm và khả năng giải quyết vấn đề của nhân sự.
Ngoài ra, việc chỉ định nhân sự chịu trách nhiệm cũng cần được thông báo rõ ràng cho các thành viên khác trong nhóm dự án để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu, biết ai sẽ đảm nhiệm việc giám sát và quản lý các rủi ro. Việc chỉ định nhân sự chịu trách nhiệm cần được thực hiện sớm trong quá trình quản lý rủi ro để đảm bảo rằng các rủi ro được giám sát và quản lý một cách hiệu quả.
Bước 5 – Ứng phó với rủi ro
Sau khi đã xác định các rủi ro và chỉ định các nhân sự phù hợp, triển khai các kế hoạch ứng phó với các rủi ro này song song với quá trình phát triển dự án. Để làm điều này, bạn cần phải đặt ra các câu hỏi để xác định tình trạng của rủi ro đó. Ví dụ như:
- Nó có phải là một rủi ro tích cực hay tiêu cực không?
- Nếu rủi ro tích cực, bạn có thể khai thác nó để cải thiện dự án.
- Nếu không phải rủi ro tích cực, bạn cần triển khai một chiến lược giảm thiểu rủi ro.
Một chiến lược giảm thiểu rủi ro đơn giản là một kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động của rủi ro dự án. Và bạn sẽ cần nhiều hơn một kế hoạch dự phòng. Bạn cũng cần thảo luận với các nhân sự chịu trách nhiệm rủi ro và cùng nhau quyết định kế hoạch nào sẽ được thực hiện để giải quyết rủi ro.
Hãy đảm bảo rằng các kế hoạch được phát triển một cách chi tiết, cụ thể để tất cả các rủi ro được giải quyết một cách hiệu quả, kịp thời. Bạn có thể sử dụng các phương tiện truyền thông để thông báo về các kế hoạch giảm thiểu rủi ro của bạn đến các bên liên quan và các nhân viên của dự án. Điều này sẽ giúp tăng động lực và sự đồng thuận cho các kế hoạch của bạn.
>>> Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất hiện nay
Bước 6 – Giám sát rủi ro
Cuối cùng, hãy giám sát các rủi ro trong suốt quá trình dự án diễn ra để đảm bảo rằng các kế hoạch ứng phó được thực hiện đúng cách, các rủi ro được giải quyết một cách hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng các nhân sự chịu trách nhiệm được báo cáo đầy đủ về tình trạng các rủi ro và các kế hoạch ứng phó đang được thực hiện như thế nào.
Bên cạnh đó, hãy luôn ưu tiên sự minh bạch trong quá trình quản lý rủi ro dự án. Tốt nhất, cần để mọi người trong dự án biết điều gì đang diễn ra, quản lý rủi ro là quản lý gì, họ tham gia vào quá trình này như thế nào, cần lưu ý gì,…
Hy vọng bài viết Chia sẻ kinh nghiệm này đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về lợi ích của việc quản lý rủi ro dự án và hướng dẫn thực thi chi tiết.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập vào TopCV.vn và tham khảo thêm nhiều thông tin liên quan đến quản trị dự án. TopCV.vn hiện đang là một trong những “giao điểm” kết nối việc làm giữa nhà tuyển dụng – ứng viên hàng đầu hiện nay. Với TopCV.vn, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm được những nhân sự phù hợp để phát triển dự án của mình thành công hơn.
>>> Tìm hiểu thêm: Cách giúp bạn quản lý team hiệu quả và bền vững hơn
