Nhắc deadline cho nhân viên là một phần quan trọng của vai trò quản lý. Vậy đâu là cách cách nhắc deadline hiệu quả, tế nhị và giúp nhân viên hoàn thành công việc đúng thời hạn. Cùng Blog Quản Lý tìm hiểu trong bài viết hôm nay!
Tại sao cần nhắc khi nhân viên trễ Deadline?
Khi một nhân viên trễ deadline, công việc của họ có thể ảnh hưởng đến tiến độ toàn bộ dự án hoặc đến cả công ty. Việc nhắc nhở giúp đảm bảo rằng mọi người đang làm việc đúng tiến độ theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Nhắc deadline còn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian cũng như hiệu làm việc, bằng cách giúp nhân viên tập trung vào công việc và tránh bị phân tâm. Đây cũng là cách giúp họ tránh được những hậu quả tiêu cực khi chậm deadline, chẳng hạn như phạt tiền, mất hợp đồng, hoặc thậm chí mất việc.
Đôi khi, có những vấn đề ngoài tầm kiểm soát khiến nhân viên bị không thể đảm bảo được tiến độ công việc. Bằng cách nhắc nhở và thảo luận về nguyên nhân, hỗ trợ khi cần thiết, nhà quản lý sẽ giúp nhân viên vượt qua khó khăn và hoàn thành công việc.
Bên cạnh đó, có cách nhắc deadline hiệu quả, lịch sự và tôn trọng sẽ giúp quản lý xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên.
>>>Xem thêm: Cách quản trị nhân sự của người Nhật nên hay không nên học?
Tổng hợp cách nhắc deadline hiệu quả và khéo léo
Chậm deadline là tình trạng thường gặp ở bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào. Thực tế cho thấy, không phải nhà quản lý nào cũng biết cách xử trí tinh tế khi cần nhắc nhở nhân viên bị “trễ hẹn”. Nếu bạn cũng nằm trong số đó thì dưới đây là 3 gợi ý cho bạn:
Gửi email nhắc deadline
Đây là cách thông dụng và chính thức để nhắc nhở nhân viên về deadline. Bạn nên viết email một cách rõ ràng, lịch sự và thân thiện, bao gồm các thông tin cần thiết như tên công việc, thời hạn, tác động và yêu cầu. Bạn cũng nên chọn tiêu đề hợp lý để thu hút sự chú ý của người nhận.
Dưới đây là một ví dụ về cách nhắc deadline hiệu quả bằng email:
| “Tiêu đề: Nhắc nhở về deadline báo cáo tài chính Nội dung: Gửi anh Hùng, Em gửi mail này để nhắc anh về deadline báo cáo tài chính của dự án XYZ. Theo kế hoạch, anh cần hoàn thành và gửi báo cáo cho em trước 17h ngày 30/4/2023. Báo cáo tài chính là một phần quan trọng của dự án, ảnh hưởng đến kết quả đánh giá và thanh toán của khách hàng. Em mong anh có thể hoàn thành công việc đúng hạn và đảm bảo chất lượng. Nếu anh có bất kỳ khó khăn hay thắc mắc gì, xin vui lòng liên hệ với em qua email hoặc số điện thoại 0987654321. Em luôn sẵn sàng hỗ trợ anh. Cảm ơn anh đã dành thời gian đọc và trả lời mail. Em mong chờ báo cáo của anh. Trân trọng, Nguyễn Văn A” |
>>> Xem ngay: Làm sao để quản lý nhân viên cứng đầu?
Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Đây là cách hiện đại và tiện lợi để nhắc nhở nhân viên về deadline. Bạn có thể sử dụng các phần mềm như Trello, Asana, Basecamp… để tạo ra các công việc, gán cho nhân viên, thiết lập thời hạn và theo dõi tiến độ. Nhân viên sẽ nhận được thông báo khi có công việc mới, khi deadline sắp đến hoặc khi có thay đổi trong công việc. Bạn cũng có thể giao tiếp và phản hồi với nhân viên qua các phần mềm này. Ví dụ:
Trello: Hỗ trợ tạo ra các bảng (boards), danh sách (lists) và thẻ (cards) để quản lý các công việc khác nhau. Bạn có thể kéo thả các thẻ từ danh sách này sang danh sách khác để cập nhật trạng thái của công việc (ví dụ: To do, Doing, Done); Đồng thời gán người thực hiện, deadline, checklist, file đính kèm, nhãn màu, bình luận… cho mỗi thẻ.
>>>Khám phá Trallo để quản lý công việc miễn phí ngay hôm nay: Tại đây
Asana: Hỗ trợ tạo ra các dự án (projects), nhiệm vụ (tasks) và phụ nhiệm vụ (subtasks) để quản lý các công việc khác nhau. Bạn có thể xem các nhiệm vụ theo dạng danh sách (list), bảng (board), biểu đồ Gantt (timeline) hoặc lịch (calendar); Đồng thời gán người thực hiện, deadline, mục tiêu, file đính kèm, nhãn màu, bình luận… cho mỗi nhiệm vụ.
Các ứng dụng nhắc nhở khác: Sử dụng các ứng dụng như Google Calendar, Todoist, Evernote… để tạo ra các lời nhắc về deadline cho bản thân hoặc cho người khác. Bạn có thể thiết lập thời gian, tần suất, âm thanh và nội dung của các lời nhắc.
Nhắc nhở trực tiếp
Đây là cách truyền thống và gần gũi để nhắc nhở nhân viên về deadline. Bạn có thể gọi điện thoại, nhắn tin, gặp mặt hoặc họp nhóm để nhắc nhở nhân viên về công việc và thời hạn. Bạn nên lựa chọn thời điểm và cách thức phù hợp để không làm phiền hoặc gây áp lực cho nhân viên. Bạn cũng nên thể hiện sự quan tâm, lắng nghe và hỗ trợ nhân viên nếu có vấn đề gì.
Nhớ rằng, trong mọi trường hợp, tôn trọng và lắng nghe là quan trọng. Cách bạn giao tiếp và thái độ của bạn sẽ ảnh hưởng lớn đến tác động của việc nhắc nhở đối với nhân viên.
Bí quyết “trị” nhân viên thường xuyên trễ deadline
Việc trễ deadline không chỉ ảnh hưởng đến kết quả công việc, mà còn gây ra sự mất lòng tin, mất uy tín và mất cân bằng trong nhóm làm việc. Vì vậy, bạn cần có những giải pháp hiệu quả để ngăn chặn và xử lý tình trạng này.
Có kế hoạch và deadline rõ ràng ngay từ đầu
Bạn nên giao việc cho nhân viên một cách cụ thể, rõ ràng và hợp lý, bao gồm mục tiêu, yêu cầu, tiêu chí đánh giá và thời hạn của công việc. Bạn nên thống nhất với nhân viên về kế hoạch và deadline, ghi lại bằng văn bản để tránh nhầm lẫn hoặc quên lãng.
Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ những gì họ cần làm và khi nào họ cần hoàn thành, giảm thiểu sự mơ hồ và tạo sự tập trung vào mục tiêu.
Xây dựng quy trình làm việc và chế tài khi trễ deadline
Bạn nên có một quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch để theo dõi tiến độ và chất lượng của công việc. Nên sử dụng các phần mềm quản lý công việc để giao việc, nhắc nhở, phản hồi và đánh giá công việc của nhân viên.
Bạn cũng nên có một chế tài khi trễ deadline để khuyến khích hoặc xử phạt nhân viên tùy theo mức độ và nguyên nhân của việc trễ deadline. Bạn có thể áp dụng các biện pháp như khen thưởng, cảnh cáo, giảm lương, sa thải…
>>> Xem ngay: Chuyên gia bật mí chiến lược gắn kết nhân viên cực hiệu quả
Lắng nghe và tìm hiểu lý do nhân viên trễ deadline
Thay vì chỉ đơn thuần trừng phạt, hãy lắng nghe nhân viên và tìm hiểu nguyên nhân tại sao họ thường xuyên trễ deadline. Đôi khi, nhân viên trễ deadline do những lý do ngoài tầm kiểm soát của họ. Trong những trường hợp này, hãy lắng nghe và tìm hiểu lý do để có thể hỗ trợ họ hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Có kế hoạch chuyển công việc cho nhân sự khác
Trong trường hợp công việc quá tải hoặc có sự cố, có một kế hoạch dự phòng để chuyển công việc cho nhân sự khác sẽ đảm bảo rằng dự án hoặc công việc không bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi việc trễ deadline của một người.
Tựu chung lại, đối với mỗi người quản lý, việc xử trí nhân viên trễ deadline đóng vai trò quan trọng để duy trì hiệu suất công việc. Bằng cách áp dụng các bí quyết được nêu trong bài viết, mỗi nhà quản lý đều có thể xây dựng một môi trường làm việc tích cực và có trách nhiệm cho nhân viên. Nếu bạn có cách nhắc deadline hiệu quả hơn, đừng quên chia sẻ kinh nghiệm với Topviecquanly.vn nhé!
>>>Khám phá Top Việc làm Senior – nâng tầm sự nghiệp với các cơ hội việc làm Senior tại các công ty hàng đầu. Thu nhập xứng tầm, đãi ngộ hấp dẫn, trải nghiệm đáng giá cùng TopCV.vn ngay hôm nay.
