Quản lý sự kiện (Event Management) đang là một trong những nhóm ngành nghề có xu hướng tăng trưởng tốt trong tương lai. Hãy cùng Topviecquanly.vn tìm hiểu rõ hơn về về những vấn đề xung quanh ngành này trong bài viết chia sẻ kinh nghiệm dưới đây.
Quản lý sự kiện là gì?
Quản lý sự kiện là ngành liên quan đến quá trình tạo, lập kế hoạch, tổ chức, giám sát các hoạt động diễn ra trong một sự kiện. Có nhiều hình thức sự kiện khác nhau mà doanh nghiệp có thể tổ chức như hội nghị, hội thảo, workshop, sự kiện ra mắt sản phẩm, khuyến mãi,… Những nhân sự làm việc trong ngành quản lý sự kiện sẽ đảm nhiệm các vai trò khác nhau trong quá trình tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào mỗi lĩnh vực, ngành nghề mà vai trò của nhân sự làm quản lý, tổ chức sự kiện có thể khác nhau. Tuy vậy, với xu hướng nhu cầu tổ chức sự kiện để truyền thông, quảng bá thương hiệu ngày càng nhiều như hiện nay, nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho ngành nghề này cũng tăng theo.
>>> Xem thêm: Quản lý sự kiện học trường nào tốt? Top 5 trường đào tạo uy tín
Vai trò và nhiệm vụ của người quản lý sự kiện là gì?
Vai trò chính của Event Management xoay quanh mục tiêu đảm bảo cho sự kiện của doanh nghiệp có thể diễn ra thuận lợi, thành công theo đúng kế hoạch diễn ra. Để có thể hoàn thành được vai trò đó, Event Management sẽ cần thực hiện những nhiệm vụ chính như sau:
- Lên kế hoạch, nguồn ngân sách chi tiết theo yêu cầu về sự kiện, hội nghị,… sắp được tổ chức.
- Tuyển dụng, tìm kiếm nhân lực để đảm bảo quá trình sự kiện được diễn ra thuận lợi. Bao gồm cả nhân sự full time và nhân sự thời vụ, bán thời gian.
- Thiết lập các mục tiêu, hạng mục cần thiết cho sự kiện diễn ra theo đúng mục tiêu ban đầu. Thực hiện những công việc liên quan đến phân phối nhiệm vụ cho nhân sự.
- Đảm bảo các nhân sự tham gia quản lý sự kiện thực hiện đúng nhiệm vụ được giao như liên hệ với các đối tác, tạo concept phù hợp với sự kiện,…
- Liên kết với team Marketing – truyền thông để quảng bá, thu hút khách mời tham gia sự kiện.
- Giám sát toàn bộ quá trình sự kiện từ giai đoạn tổ chức đến giai đoạn hoàn thành.
- Thu thập các phản hồi của khách tham dự về sự kiện.
>>> Xem thêm: Quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện có sự khác biệt như thế nào?
Tố chất cần có của nhà quản lý sự kiện?
Event Manager cần có nhiều tố chất và kỹ năng để lập kế hoạch và thực hiện thành công các sự kiện. Dưới đây là những tố chất quan trọng cần có.
Kỹ năng tổ chức
Người quản lý sự kiện cần phải có tính tổ chức cao, có thể quản lý nhiều nhiệm vụ. Đồng thời, quản lý sự kiện phải hiểu rõ mục tiêu và thời gian của sự kiện. Kỹ năng tổ chức thể hiện cụ thể ở việc:
- Xây dựng kế hoạch sự kiện rõ ràng và chi tiết, bao gồm thời gian biểu và danh sách kiểm tra các nhiệm vụ cần hoàn thành.
- Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và thời hạn của chúng.
- Quản lý nhiều nhiệm vụ và thời hạn hiệu quả, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ vào ngày diễn ra sự kiện.
- Giữ hồ sơ chính xác và chi tiết, bao gồm ngân sách, hợp đồng và hóa đơn của nhà cung cấp.
- Duy trì một hệ thống được tổ chức tốt để lưu trữ và truy cập thông tin liên quan đến sự kiện.
- Dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và phát triển các kế hoạch dự phòng để giải quyết chúng.
- Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến trình của họ để đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng.
- Giữ bình tĩnh và tập trung trước áp lực, thích nghi với những thay đổi hoặc thách thức bất ngờ khi chúng phát sinh.
Kỹ năng giao tiếp
Người quản lý sự kiện phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với tất cả các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên. Hình thức giao tiếp có thể là lời nói hoặc văn bản. Họ cần có khả năng đàm phán hợp đồng và quản lý xung đột khi chúng phát sinh.
Kỹ năng giao tiếp này rất cần thiết để xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng góp phần đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và đáp ứng mong đợi của tất cả các bên liên quan.
>>> Tìm hiểu thêm: Event Manager là gì? Mô tả công việc Event Manager chi tiết
Chú ý đến chi tiết
Người quản lý sự kiện cần chú ý kỹ càng đến các chi tiết để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch vào ngày diễn ra sự kiện. Điều này đảm bảo tất cả các thiết bị được thiết lập chính xác và tất cả các kế hoạch dự phòng đều sẵn sàng để áp dụng.
Muốn có sự kiện thành công thì người quản lý phải chú ý tỉ mỉ đến tất cả các chi tiết liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện sự kiện. Cụ thể Event Manager cần chú ý những điều sau:
- Xem xét cẩn thận các hợp đồng, hóa đơn và các tài liệu liên quan.
- Lập kế hoạch và điều phối tất cả các khía cạnh của sự kiện. Bao gồm thiết lập, trang trí, phục vụ và nhu cầu nghe nhìn, với độ chính xác cao.
- Đảm bảo rằng các yêu cầu pháp lý đều được đáp ứng.
- Giám sát việc thiết lập và trang trí như ánh sáng, biển báo và vị trí đặt bàn ghế.
- Theo dõi sự kiện khi nó diễn ra, chú ý để giải quyết mọi vấn đề hoặc sự cố khi chúng phát sinh và có điều chỉnh cần thiết.
Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo là một trong những tố chất của quan trọng của Event Manager. Với kỹ năng này, họ có thể thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân sự để đạt được kết quả tốt nhất có thể.
Bên cạnh đó, kỹ năng này còn rất cần thiết để đảm bảo rằng nhóm sự kiện làm việc cùng nhau hiệu quả, góp phần giúp tầm nhìn của khách hàng được hiện thực hóa. Kỹ năng lãnh đạo được thể hiện cụ thể như sau:
- Dẫn dắt và động viên đội ngũ nhân viên sự kiện đạt được các mục tiêu chung.
- Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho nhân viên
- Thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, khuyến khích tinh thần đồng đội và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
- Giải quyết mọi khó khăn hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện sự kiện.
- Tìm giải pháp sáng tạo và đưa ra các quyết định cần thiết.
- Giám sát hoạt động của nhân viên, đảm bảo sự hiệu quả trong cách làm việc của họ.
- Cung cấp phản hồi và hỗ trợ thường xuyên cho nhân viên để họ phát triển các kỹ năng và cải thiện hiệu suất làm việc.
Tư duy sáng tạo
Người quản lý sự kiện cần có khả năng suy nghĩ sáng tạo và đưa ra những ý tưởng sáng tạo để làm cho mỗi sự kiện trở nên độc đáo và đáng nhớ. Cụ thể, Event Manager cần có khả năng:
- Suy nghĩ và đưa ra các giải pháp sáng tạo cho những thách thức phức tạp khi lập kế hoạch sự kiện.
- Phát triển các khái niệm sự kiện độc đáo và sáng tạo nhằm đáp ứng nhu cầu và sở thích của khách hàng.
- Kết hợp các công nghệ mới và tiên tiến vào các sự kiện để nâng cao trải nghiệm sự kiện.
- Cộng tác với khách hàng và các bên liên quan để tạo trải nghiệm sự kiện có thể phản ánh tốt thương hiệu và giá trị của họ.
- Thích ứng với mọi hoàn cảnh thay đổi và đưa ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả trong những tình huống bất ngờ.
- Theo kịp các xu hướng của ngành và kết hợp các ý tưởng, phương pháp hay nhất vào các sự kiện.
>>> Xem thêm: Các phương pháp tuyển dụng trưởng phòng sự kiện được đánh giá cao
Kỹ năng lập ngân sách
Event Manager cần có khả năng tạo và quản lý ngân sách. Bên cạnh đó, họ cũng cần đàm phán với các nhà cung cấp để có được những giao dịch tốt nhất. Cụ thể là:
- Xây dựng ngân sách chi tiết cho các sự kiện, có tính đến tất cả các chi phí. Ví dụ thuê địa điểm, phục vụ ăn uống, trang trí,…
- Xem xét và phê duyệt tất cả các khoản chi liên quan đến sự kiện để đảm bảo chúng nằm trong ngân sách.
- Đàm phán với các nhà cung cấp để đảm bảo mức giá tốt nhất cho các dịch vụ và sản phẩm liên quan đến sự kiện.
- Liên tục theo dõi ngân sách sự kiện và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết. Đảm bảo rằng sự kiện vẫn đi đúng hướng về mặt tài chính.
- Sử dụng các chiến lược và kỹ thuật tiết kiệm chi phí như thương lượng giảm giá theo số lượng để tối ưu ngân sách sự kiện.
- Chuẩn bị và trình bày các báo cáo ngân sách toàn diện, làm nổi bật các khoản chi tiêu.
Với kỹ năng lập ngân sách tốt, người quản lý sự kiện có thể đảm bảo rằng các mục tiêu tài chính của khách hàng được đáp ứng. Góp phần giúp sự kiện thành công cả về mặt tài chính và hiệu quả về mục đích sự kiện.
Quản lý thời gian
Người quản lý sự kiện cần có khả năng quản lý thời gian hiệu quả và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn. Họ cần biết cách quản lý thời gian theo các
Nhờ có kỹ năng quản lý thời gian tốt, Event Manager có thể đảm bảo rằng các sự kiện được hoàn thành trong phạm vi ngân sách và đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất.
Event Manager cần phát triển và tuân thủ lịch trình và thời gian chi tiết. Bên cạnh đó, họ cần ưu tiên các nhiệm vụ và trách nhiệm, phân bổ nguồn lực hiệu quả để các nhiệm vụ quan trọng nhất được hoàn thành trước tiên. Ngoài ra, họ phải theo dõi tiến độ và điều chỉnh lịch trình và thời gian khi cần.
>>> Xem thêm: Event Manager là gì ? Tìm việc làm Event Manager ở đâu uy tín?
Những thông tin trong bài viết chia sẻ kinh nghiệm trên hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quản lý sự kiện và các tố chất cần có để quản lý sự kiện chuyên nghiệp. Nếu bạn có những tố chất trên và yêu thích công việc này, hãy tự tin thử sức nhé. Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm những công việc trong ngành tổ chức sự kiện, hãy truy cập ngay vào trang tuyển dụng của TopCV.vn để tiếp cận những việc làm chất lượng nhất.
