Bạn đang băn khoăn tại sao quá trình tuyển dụng trưởng phòng sự kiện của mình không đem lại hiệu quả. Liệu bạn đã thực hiện đúng các phương pháp? Cùng Topviecquanly.vn tham khảo các phương pháp tuyển dụng được đánh giá cao qua bài viết chia sẻ kinh nghiệm dưới đây.
Trưởng phòng sự kiện là ai?
Trưởng phòng sự kiện là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và quản lý sự kiện thuộc nhiều loại và quy mô khác nhau. Trưởng phòng sự kiện giám sát tất cả các lĩnh vực của một sự kiện, từ lập kế hoạch ban đầu đến thực hiện, bao gồm lập ngân sách, lựa chọn địa điểm, quản lý nhà cung cấp, hậu cần, tiếp thị và đánh giá sau sự kiện.
Trưởng phòng sự kiện chịu trách nhiệm đảm bảo một sự kiện diễn ra suôn sẻ và đáp ứng các mục tiêu của người tổ chức, người tham dự. Họ phải có kỹ năng giao tiếp, tổ chức và lãnh đạo xuất sắc để làm việc với áp lực và đối mặt với những thách thức bất ngờ.
>>> Xem thêm: Tổng hợp 3 mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết đầy đủ nhất
Các phương pháp tuyển dụng trưởng phòng sự kiện xuất sắc nhất
Dưới đây là các phương pháp trong quy trình tuyển dụng trưởng phòng sự kiện chuyên nghiệp. Cùng tìm hiểu và “bỏ túi” những kinh nghiệm hữu ích nhé.
Xác định vai trò của trưởng phòng sự kiện
Xác định vai trò là bước đầu tiên trong việc tuyển dụng trưởng phòng sự kiện. Điều này liên quan đến việc xác định trách nhiệm cụ thể, kỹ năng và trình độ cần thiết cho vị trí này. Điều cần thiết là phải hiểu rõ những gì bạn mong đợi từ trưởng phòng sự kiện để tìm được ứng viên phù hợp.
Vai trò của trưởng phòng sự kiện ở công ty bạn là gì? Tham khảo các tiêu chí sau để có bản mô tả công việc rõ ràng khi tuyển dụng trưởng phòng sự kiện:
- Xác định trách nhiệm: Xác định các nhiệm vụ chính mà trưởng phòng sự kiện sẽ chịu trách nhiệm, chẳng hạn như lập kế hoạch, lập ngân sách, hậu cần, tiếp thị và quản lý các bên liên quan.
- Phác thảo các kỹ năng và trình độ cần thiết: Xác định các kỹ năng và trình độ cần thiết mà trưởng phòng sự kiện phải có, chẳng hạn như kinh nghiệm lập kế hoạch sự kiện, kỹ năng quản lý dự án, khả năng giao tiếp và lãnh đạo cũng như kiến thức về công nghệ sự kiện.
>>> Xem thêm: Quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện có sự khác biệt như thế nào?
Đăng tin tuyển dụng trưởng phòng sự kiện
Bước tiếp theo trong việc tuyển dụng trưởng phòng sự kiện là đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng tiềm năng. Cụ thể các bước như sau:
- Tạo bản mô tả công việc: Xây dựng bản mô tả công việc rõ ràng và ngắn gọn, nêu rõ các trách nhiệm chính, kỹ năng cần thiết và trình độ cho vị trí trưởng phòng sự kiện. Điều này sẽ giúp thu hút những ứng viên phù hợp với công việc.
- Xác định nơi đăng tuyển: Xác định các kênh mà bạn có thể đăng tải công việc. Các nơi đăng tuyển bao gồm Groups trên mạng xã hội, trang web và fanpage công ty, website tuyển dụng việc làm uy tín như: TopCV.vn, Vietnamworks, Vn.indeed,…
- Soạn tin tuyển dụng trưởng phòng sự kiện hấp dẫn: Tạo một tin tuyển dụng hấp dẫn cung cấp thông tin tổng quan ngắn gọn về vai trò, nêu bật các trách nhiệm và trình độ chính, đồng thời bao gồm các thông tin về công ty, chế độ lương, phúc lợi.
- Quảng cáo tin tuyển dụng trưởng phòng sự kiện: Khi bạn đã đăng tin tuyển dụng, hãy quảng cáo để tăng khả năng hiển thị và thu hút nhiều ứng viên đủ tiêu chuẩn.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách viết bài tuyển dụng hấp dẫn, thu hút ứng viên
Xem xét và sàng lọc CV
Đây là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng trưởng phòng sự kiện. Bởi nó cho phép HR đánh giá trình độ và kinh nghiệm của các ứng viên tiềm năng cho vị trí này. Tham khảo một số phương pháp giúp bạn xem xét sơ yếu lý lịch một cách hiệu quả:
- Xác định các tiêu chí chính: Xem lại bản mô tả công việc để xác định các tiêu chí cần thiết cho vị trí trưởng phòng sự kiện, chẳng hạn như kinh nghiệm tổ chức sự kiện, quản lý dự án và kỹ năng giao tiếp.
- Tìm kiếm kinh nghiệm liên quan: Kiểm tra xem ứng viên có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện tương tự như các loại sự kiện của công ty bạn hay không. Tìm kiếm kinh nghiệm lập kế hoạch cho các sự kiện có quy mô, loại hình hoặc đối tượng.
- Đánh giá kỹ năng của ứng viên: Tìm kiếm các kỹ năng cần thiết cho vai trò trưởng phòng sự kiện, chẳng hạn như quản lý dự án, giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết vấn đề và đàm phán.
- Kiểm tra trình độ học vấn của họ: Kiểm tra trình độ học vấn và đào tạo của ứng viên để đảm bảo họ có bằng cấp liên quan, chẳng hạn như bằng cấp về quản lý sự kiện.
- Kiểm tra thành tích: Tìm kiếm thành tích thể hiện khả năng thành công của ứng viên trong lĩnh vực quản lý sự kiện. Ví dụ, nếu ứng viên đã nhận được giải thưởng hoặc sự công nhận cho công việc của họ, đó có thể là một dấu hiệu tuyệt vời về một nhân sự giỏi cho công ty bạn.
>>> Xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự mới mà HR nào cũng nên biết
Thực hiện các cuộc phỏng vấn tuyển dụng trưởng phòng sự kiện
Phỏng vấn tuyển dụng trưởng phòng sự kiện cho phép HR đánh giá kỹ năng giao tiếp, kinh nghiệm và sự phù hợp về văn hóa của ứng viên với công ty. Sau đây là một số bước giúp bạn tiến hành phỏng vấn hiệu quả:
- Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn bao gồm các tiêu chí cần thiết cho vị trí trưởng phòng sự kiện, chẳng hạn như kinh nghiệm lập kế hoạch sự kiện, khả năng lãnh đạo, giao tiếp và giải quyết vấn đề.
- Tiến hành sàng lọc qua điện thoại: Trước khi mời ứng viên phỏng vấn tuyển dụng trưởng phòng sự kiện trực tiếp, hãy tiến hành sàng lọc qua điện thoại để đánh giá trình độ và kinh nghiệm của họ một lần nữa.
- Lên lịch phỏng vấn: Khi bạn đã chọn được những ứng viên phù hợp nhất, hãy lên lịch phỏng vấn vào thời điểm thuận tiện cho cả hai bên.
- Tiến hành cuộc phỏng vấn: Trong cuộc phỏng vấn tuyển dụng trưởng phòng sự kiện, hãy sử dụng các câu hỏi mà bạn đã chuẩn bị để đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên. Hãy đặt câu hỏi mở để khuyến khích ứng viên chia sẻ thêm về kinh nghiệm của họ.
- Quan sát hành vi của ứng viên: Quan sát hành vi của ứng viên trong cuộc phỏng vấn, bao gồm ngôn ngữ cơ thể, giọng nói và thái độ của họ. Điều này có thể giúp bạn đánh giá kỹ năng giao tiếp và sự phù hợp của họ với văn hóa công ty.
- Cung cấp thông tin về công ty: Cung cấp cho ứng viên thông tin về công ty để giúp họ hiểu vai trò và văn hóa công ty.
>>> Xem thêm: 6 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng giúp thu hút nhân tài hiệu quả
Liên hệ với người tham chiếu
Liên hệ với người tham chiếu là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng trưởng phòng sự kiện. Nó cho phép bạn xác minh lịch sử công việc, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên và đảm bảo họ phù hợp với vị trí công việc. Dưới đây là một số bước giúp bạn liên hệ với người tham chiếu hiệu quả:
- Yêu cầu ứng viên cung cấp tài liệu: Yêu cầu ứng viên cung cấp tên và thông tin liên hệ của những người tham chiếu của họ. Đảm bảo xác minh rằng các tài liệu tham khảo là hợp pháp và không chỉ là bạn bè hoặc thành viên gia đình.
- Liên hệ với người tham chiếu qua email hoặc điện thoại để sắp xếp thời gian nói chuyện với họ. Hãy giới thiệu bản thân và giải thích bạn đang xem xét ứng viên cho vai trò trưởng phòng sự kiện.
- Đặt câu hỏi liên quan về quá trình làm việc, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên. Bạn có thể hỏi về hiệu suất, kỹ năng giao tiếp, khả năng lãnh đạo và kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên.
Đưa ra đề nghị
Đưa ra đề nghị là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng trưởng phòng sự kiện. Điều quan trọng là đưa ra lời đề nghị có tính cạnh tranh và hấp dẫn đối với ứng viên. Dưới đây là một số bước giúp bạn đưa ra lời đề nghị hiệu quả:
- Xác định mức lương: Xác định mức lương cho vai trò trưởng phòng sự kiện, bao gồm tiền lương, phúc lợi. Hãy tham khảo mức lương chung trên thị trường và đưa ra một số offer hấp dẫn để thu hút ứng viên.
- Xem xét đề nghị với ứng viên: Sắp xếp thời gian để xem xét đề nghị với ứng viên và trả lời bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có. Hãy chuẩn bị để đàm phán về các đề nghị của ứng viên.
- Sau khi ứng viên đã chấp nhận đề nghị, hãy hoàn thiện đề nghị bằng cách cung cấp mọi thủ tục giấy tờ cần thiết và lên lịch bắt đầu công việc.
Một số điều cần tránh trong quá trình tuyển dụng trưởng phòng sự kiện
Khi tuyển dụng trưởng phòng sự kiện, HR cần tránh một số điều để đảm bảo chọn được ứng viên tốt nhất cho công việc. Cụ thể là:
- Quá trình tuyển dụng gấp rút: Đừng vội vàng trong quá trình tuyển dụng trưởng phòng sự kiện, vì điều này có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định vội vàng và chọn sai ứng viên.
- Chỉ tập trung vào các kỹ năng chuyên môn: Đừng chỉ tập trung vào các kỹ năng kỹ thuật và cần khai thác thêm các kỹ năng mềm của trưởng phòng sự kiện. Nó đóng vai trò quan trọng để công việc được hoàn thành hiệu quả.
- Không chú ý đến kinh nghiệm: Đừng coi thường yếu tố kinh nghiệm làm việc vì trưởng phòng sự kiện là một công việc phức tạp và đòi hỏi mức độ kinh nghiệm và chuyên môn nhất định.
Bài viết trong chuyên mục “Chia sẻ kinh nghiệm” trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản về phương pháp tuyển dụng trưởng phòng sự kiện hiệu quả. Hy vọng bạn có thể vận dụng thành công để chọn được những ứng viên tiêu biểu nhất.
Bên cạnh đó, để khai thác nguồn ứng viên dồi dào, hãy đăng tin tuyển dụng lên hệ sinh thái việc làm của TopCV.vn ngay. Với tính năng đăng tin tuyển dụng miễn phí có khả năng tiếp cận cao, TopCV.vn sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình tìm kiếm nhân tài.
