Bất kỳ người lao động nào cũng mong muốn có được sự thăng tiến trong sự nghiệp để khẳng định giá trị bản thân. Trong đó, trưởng bộ phận là một trong những vị trí mà nhiều người hướng đến và đặt làm mục tiêu phấn đấu. Vậy trưởng bộ phận là gì? Vai trò và nhiệm vụ của trưởng bộ phận phải đảm nhiệm sẽ là gì? Cùng Topviecquanly giải đáp vấn đề này qua bài viết trong chuyên mục chia sẻ kinh nghiệm dưới đây.
Trưởng bộ phận là gì?
Trưởng bộ phận là một trong những vị trí quản lý đứng đầu một bộ phận, phòng ban nhất định trong bộ máy hành chính nhân sự của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị, công ty không có nhiều chi nhánh, trưởng bộ phận còn có thể là trưởng phòng. Để đứng đầu một bộ phận, nhân sự đó cần là người có kinh nghiệm, năng lực chuyên sâu cũng như có khả năng lãnh đạo, quản lý nhằm đảm bảo khả năng hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao từ ban lãnh đạo hoặc quản lý cấp trên.
Thông thường, trưởng bộ phận sẽ là người phân công các công việc cho từng nhân sự, theo dõi, kiểm tra và đánh giá hoạt động của mọi cá nhân trực thuộc bộ phận mà mình quản lý. Điều này đòi hỏi nhân sự đảm nhận vị trí trưởng bộ phận phải có đủ chuyên môn, năng lực và khả năng quản lý nhân lực tốt.
Các nhiệm vụ của trưởng bộ phận là gì?
Để trở thành một người đứng đầu bộ phận, cần xác định rõ những nhiệm vụ phải đảm nhận của một trưởng bộ phận là gì. Chỉ khi hiểu rõ điều này nhân sự quản lý mới có thể đảm bảo các mục tiêu, công việc được giao sẽ hoàn thành tốt, đúng thời hạn. Theo đó, các nhiệm vụ của trưởng bộ phận thường là:
- Quản lý và lãnh đạo những nhân sự cấp dưới trong bộ phận thông qua năng lực chuyên môn của bản thân.
- Điều phối các hoạt động liên quan đến tình hình nhân sự của bộ phận như tuyển dụng nhân viên, đào tạo và phân chia công việc cho mọi thành viên dưới quyền.
- Tiếp nhận các thông tin từ ban lãnh đạo, các quản lý cấp trên và thực hiện phổ biến, truyền đạt lại cho các nhân viên cấp dưới nắm được.
- Xây dựng các chiến lược, kế hoạch cụ thể giúp hoạt động làm việc của bộ phận đạt kết quả tốt nhất.
- Xây dựng, thiết lập các chính sách giúp giám sát, đánh giá kết quả công việc của từng nhân sự một cách chính xác, công bằng.
- Sắp xếp công việc và phân công nhiệm vụ phù hợp nhất cho nhân viên.
- Hỗ trợ, hướng dẫn cho những nhân viên cấp dưới thực hiện các công việc để đảm bảo tiến độ công việc.
Để xác định nhiệm vụ của trưởng bộ phận một cách chính xác nhất còn tùy thuộc vào lĩnh vực mà người quản lý đảm nhận. Tuy nhiên, với những nhiệm vụ chung phía trên cũng cho thấy được những trách nhiệm mà người đứng đầu bộ phận cần thực hiện.
Một số vị trí trưởng bộ phận phổ biến ở các doanh nghiệp
Các bộ phận có quy mô cấu trúc nhân sự lớn đều cần có một trưởng bộ phận. Trong đó, một số phòng ban quan trọng trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp phải kể đến như:
Trưởng bộ phận nhân sự
Công tác nhân sự luôn là một trong những vấn đề quan trọng bậc nhất giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh. Chính vì thế, đội ngũ nhân sự luôn cần được quan tâm đúng mực, đáp ứng nhu cầu nhân lực cho các phòng ban khác. Theo đó, trưởng bộ phận nhân sự sẽ là người đảm nhận các nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược và quy trình tuyển dụng nhằm mang đến nguồn nhân lực tốt nhất phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ của mọi nhân sự trong doanh nghiệp.
- Tư vấn cho ban lãnh đạo phương thức xây dựng bộ máy tổ chức hiệu quả nhất.
- Thực hiện các công tác đánh giá, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân sự trong công ty.
- Xây dựng chính sách nhân sự giúp thu hút nhân tài và lộ trình phát triển, thăng tiến cho nhân viên.
- Hoạch định ngân sách, nguồn lực cho các hoạt động nhân lực cần thiết.
Xem thêm: Đăng tin tuyển dụng trưởng phòng nhân sự ở đâu hiệu quả nhất?
Trưởng bộ phận kinh doanh
Mọi doanh nghiệp nếu muốn duy trì hoạt động và phát triển đều cần đảm bảo hoạt động kinh doanh. Để tối ưu hóa nguồn lực của phòng kinh doanh, vị trí trưởng bộ phận kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng với các nhiệm vụ như:
- Tham gia công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên kinh doanh.
- Thúc đẩy nhân sự cấp dưới nhằm hoàn thành mục tiêu doanh số được giao.
- Xây dựng các kế hoạch mở rộng thị trường, thu hút khách hàng.
- Thiết lập, tối ưu quy trình kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.
- Cập nhật tình hình kinh doanh của đối thủ để tìm các phương án tối ưu cho khả năng cạnh tranh của công ty.
- Thực hiện các báo cáo về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp cho ban lãnh đạo.
Xem thêm: Trưởng nhóm kinh doanh là gì? 5 kỹ năng quyết định sự thành công của bạn
Trưởng bộ phận hành chính
Với các doanh nghiệp, khối lượng công việc hành chính thường rất lớn và tỉ lệ thuận với quy mô của công ty. Chính vì thế, bộ phận hành chính cần có người đứng đầu nhằm đảm bảo giải quyết nhanh chóng, chính xác các công việc của khối hành chính. Theo đó, trưởng bộ phận hành chính sẽ có trách nhiệm:
- Phân công công việc và giám sát quá trình thực hiện của mọi nhân viên trong phòng.
- Đảm bảo chế độ, phúc lợi cho mọi thành viên trong công ty.
- Thực hiện các công tác nhân sự liên quan như tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt lao động, khen thưởng, kỷ luật…
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ một cách khoa học, phục vụ công tác tìm kiếm, báo cáo một cách nhanh chóng, hiệu quả.
- Soạn thảo, ban hành và lưu trữ các văn bản, công văn trong phạm vi doanh nghiệp.
Bên cạnh các vị trí trên, còn rất nhiều phòng ban, đơn vị khác cần có trưởng bộ phận. Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp mà ban lãnh đạo sẽ có những quyết định phù hợp để xây dựng bộ máy nhân sự thích hợp mang đến hiệu quả cao nhất cho hoạt động của doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm: Trưởng phòng hành chính là gì? Mô tả công việc chi tiết
Những kỹ năng cần có của một trưởng bộ phận là gì?
Việc sở hữu và trang bị cho bản thân những kỹ năng cần thiết sẽ giúp cho người quản lý đứng đầu bộ phận đảm bảo công tác phân công, giám sát và quản lý công việc được thực hiện một cách hiệu quả, chính xác nhất. Theo đó, một trưởng bộ phận sẽ cần một số kỹ năng như:
Kỹ năng lắng nghe
Một trong những kỹ năng cần thiết đầu tiên phải kể đến của một trưởng bộ phận đó là khả năng lắng nghe. Thông qua kỹ năng này, bất kỳ nhà quản lý nào cũng sẽ dễ dàng nắm bắt một cách chính xác, đầy đủ những thông tin mà cấp trên thông báo và truyền đạt lại cho những nhân sự cấp dưới của mình. Việc tiếp nhận và truyền tải thông tin đạt hiệu quả cao sẽ giúp bộ phận thực hiện công việc nhanh chóng, hiệu quả nhất.
Kỹ năng lãnh đạo
Khả năng lãnh đạo là một trong những kỹ năng không thể thiếu mà bất kỳ nhân sự cấp quản lý nào cũng cần được trang bị. Với kỹ năng lãnh đạo hiệu quả sẽ giúp cho trưởng bộ phận nắm bắt được những thế mạnh của từng nhân sự và phát huy chúng một cách hiệu quả giúp công việc đạt kết quả tốt nhất. Điều này không chỉ đem đến sự thành công cho tập thể nhân viên mà còn khẳng định năng lực của bản thân xứng đáng với vị trí lãnh đạo cấp cao.
Kỹ năng giám sát
Với bất kỳ người đứng đầu phòng ban, bộ phận nào, việc giám sát, theo dõi tiến độ công việc của các nhân sự cấp dưới luôn là điều vô cùng quan trọng. Thông qua hoạt động theo dõi, giám sát, trưởng bộ phận có thể đảm bảo các nhiệm vụ mà nhân viên được giao sẽ hoàn thành đúng kế hoạch, đạt hiệu quả cao và chính xác nhất.
Kỹ năng điều phối công việc
Tương tự như kỹ năng giám sát, điều phối công việc hợp lý là cách giúp người đứng đầu bộ phận tận dụng tối đa năng lực của mọi nhân sự cấp dưới để mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc thông qua việc xây dựng, sắp xếp kế hoạch hợp lý.
Cập nhật công nghệ
Ngày nay, công nghệ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công việc. Chính vì thế, việc trưởng bộ phận cập nhật công nghệ mới nhất và áp dụng vào công tác quản lý, phân chia nhiệm vụ cho các nhân sự sẽ giúp công việc được thực hiện một cách suôn sẻ, nhanh chóng và đạt kết quả chính xác nhất.
Cách thể hiện vai trò của trưởng bộ phận
Là người đứng đầu một bộ phận, bất kỳ ai cũng mong muốn thể hiện được vai trò, tầm ảnh hưởng của mình đối với nhân sự cấp dưới. Để thực hiện được điều này cũng như nhận được sự tôn trọng, ngưỡng mộ của các thành viên trong bộ phận, trưởng bộ phận cần:
Luôn khuyến khích các nhân viên dưới quyền: Việc ghi nhận những nỗ lực, đóng góp của mọi nhân viên cấp dưới sẽ giúp trưởng bộ phận nhận được sự tin tưởng, tôn trọng và nỗ lực hết mình cho công việc từ thành viên. Luôn động viên, khích lệ nhân viên sẽ giúp người đứng đầu bộ phận thể hiện được vai trò lãnh đạo của bản thân.
Tích cực lắng nghe: Sự quan tâm của lãnh đạo đối với mọi vấn đề trong công việc cũng như cuộc sống sẽ giúp nhân sự nhận thấy bản thân được tôn trọng và có giá trị nhất định đối với bộ phận và từ đó tận tâm cống hiến cho doanh nghiệp.Trở thành hình mẫu cho nhân viên: Vai trò của một trưởng bộ phận sẽ được khẳng định khi bản thân người quản lý trở thành hình mẫu cho mọi nhân viên thông qua các hành động như: đi làm đúng giờ, chăm chú lắng nghe người khác, có trách nhiệm và có thái độ tích cực trong công việc. Thông qua những hành động tưởng chừng như nhỏ đó của trưởng bộ phận sẽ góp phần tạo nên một môi trường làm việc tích cực cho toàn bộ nhân sự cấp dưới.
Kết luận
Trên đây là bài viết chia sẻ về trưởng bộ phận là gì cũng như những nhiệm vụ, vai trò mà một người đứng đầu bộ phận cần đảm nhận của chuyên mục “chia sẻ kinh nghiệm”. Hy vọng thông qua các thông tin này, sẽ giúp ứng viên nhận thấy được trọng trách lớn lao của vị trí trưởng bộ phận đối với quá trình phát triển của doanh nghiệp. Từ đó rèn luyện những kỹ năng cần thiết để trở thành nhà quản lý tài ba. Ngoài ra khi cần tìm việc làm quản lý hay vị trí trưởng bộ phận trong các đơn vị, doanh nghiệp các bạn có thể ghé thăm TopCV, một trong các trang tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam với hàng nghìn việc làm hấp dẫn từ hơn 300.000 nhà tuyển dụng trên khắp cả nước.
