Quỹ thời gian của mỗi người sẽ là giống nhau, do đó, kỹ năng quản trị thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn và tổ chức của mình thành công hơn. Hãy cùng Topviecquanly.vn tìm hiểu chi tiết hơn về vấn đề quản lý thời gian qua bài viết chia sẻ kinh nghiệm dưới đây.
Quản trị thời gian là gì? Lợi ích?
Quản trị thời gian hay quản lý thời gian là quá trình bạn tổ chức và lập kế hoạch làm thế nào để phân chia thời gian của bạn cho các hoạt động khác nhau một cách hiệu quả. Nó cũng được áp dụng cho việc bạn điều phối thời gian cho một tổ chức, doanh nghiệp nào đó. Những người làm việc hiệu quả thường sẽ có khả năng quản lý và biết tận dụng thời gian tốt.
Về cơ bản, mục đích của quản lý thời gian là cho phép mọi người hoàn thành công việc nhiều hơn và tốt hơn trong thời gian ngắn hơn. Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả đối với cá nhân và tổ chức có thể kể đến như:
- Giúp tăng năng suất làm việc, hiệu quả làm việc. Bởi bạn sẽ biết nhiệm vụ nào cần được ưu tiên và quan trọng hơn, thứ tự thực hiện các công việc như thế nào,…
- Giảm bớt áp lực trong công việc.
- Tạo ra thương hiệu, danh tiếng chuyên nghiệp hơn cho bạn hoặc tổ chức của bạn.
- Tạo ra cơ hội thăng tiến tốt hơn trong tương lai, bạn cũng có thể hoàn thành được các mục tiêu về cuộc sống, sự nghiệp nhanh chóng hơn.
>>> Tìm hiểu thêm: Quản trị hiện đại là gì và 5 phương pháp quản trị hiện đại phổ biến
5 bước để quản trị thời gian hiệu quả hơn
Để quản trị thời gian hiệu quả, bạn có thể áp dụng 5 bước tham khảo sau đây:
Bước 1 – Xác định mục tiêu của bạn
Nếu bạn không có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ có có thể lập kế hoạch công việc và quản lý thời gian cho kế hoạch đó. Vì vậy, điều đầu tiên bạn cần làm là xác định mục tiêu trong công việc của bạn là gì. Nó sẽ bao gồm cả khi bạn muốn quản trị thời gian cá nhân hay thời gian của tổ chức.
Bước 2 – Tạo danh mục công việc cần làm
Sau khi đã có mục tiêu, hãy lập danh sách những danh mục công việc mà bạn cần phải làm để đạt được mục tiêu đó. Ngoài ra, hãy lập những danh mục mà bạn thường làm theo thói quen hàng ngày có thể ảnh hưởng đến mục tiêu công việc trên. Điều này sẽ giúp bạn có thể theo dõi quá trình thực hiện mục tiêu tốt hơn.
Bước 3 – Xác định thứ tự ưu tiên cho công việc
Xác định thứ tự ưu tiên công việc sẽ giúp bạn tối ưu và quản trị thời gian tốt hơn. Khi bạn biết được nên ưu tiên những nhiệm vụ nào, nhiệm vụ nào sẽ ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả, khả năng đạt được mục tiêu chung, bạn sẽ biết cách sử dụng thời gian hợp lý. Do đó, hãy lựa chọn và đưa ra tỷ trọng phù hợp cho công việc của mình.
>>> Xem thêm: Bí kíp rèn luyện kỹ năng quản lý cảm xúc dành cho người lãnh đạo
Bước 4 – Lên lịch trình thời gian công việc
Đến bước này, bạn sẽ cần phải lựa chọn một công cụ để thực hiện lên lịch trình thời gian, công việc cho bản thân. Điển hình và đơn giản nhất có thể kể đến các công cụ tiện ích của Google như Google Drive, Google trang tính, Google Calendar,…
Bước 5 – Triển khai, theo dõi, đánh giá kế hoạch
Triển khai và theo dõi, đánh giá thường xuyên sẽ giúp cho bạn kiểm soát được những kế hoạch đã đi theo đúng lộ trình phát triển của nó hay chưa. Điều này cũng giúp bạn có thể điều chỉnh kịp thời nếu phát sinh bất kỳ vấn đề gì trong quá trình thực hiện kế hoạch đó.
>>> Tìm hiểu thêm: MBO là gì? Khám phá ưu và nhược điểm của quản trị theo mục tiêu
Các lưu ý để quản lý thời gian tốt hơn
Bên cạnh quy trình để xây dựng kế hoạch quản lý thời gian ở trên, bạn cũng có nên lưu ý một số vấn đề sau đây để có thể quản lý thời gian được tối ưu nhất:
- Đặt thời hạn phù hợp cho nhiệm vụ của mình. Ví dụ nếu bạn cần hoàn thành một nhiệm vụ nào đó trước 3h chiều, hãy đặt thời hạn vào 2h45 chiều.
- Tự tạo cho mình hoặc cho đội nhóm của bạn những phần thưởng khi họ hoàn thành một mốc lịch trình nào đó trong kế hoạch. Ví dụ như một phần quà, voucher giảm giá trên những app mua sắm,…
- Hãy chọn 3 hoạt động ưu tiên hàng ngày và thực hiện chúng trong phần lớn thời gian, thực hiện ngay khi vừa mới bắt đầu khung thời gian bạn làm việc.
- Chia nhỏ công việc, nhiệm vụ một cách có thể. Điều này có thể giúp bạn giảm bởi được áp lực trong quá trình làm việc.
- Luôn giữ cho khu vực làm việc ngăn nắp, gọn gàng để có thể sắp xếp, phân loại giấy tờ hợp lý nhất.
- Nâng cao các kỹ năng cần thiết, sử dụng các công cụ để hỗ trợ cho công việc của bạn được hiệu quả hơn.
>>> Xem thêm: Bật mí quy trình quản lý dự án chuẩn nhất
Hy vọng bạn sẽ hiểu hơn về quản trị thời gian là gì và kỹ năng, phương pháp để quản lý hiệu quả với những chia sẻ kinh nghiệm ngày hôm nay. Bạn cũng có thể truy cập ngay vào TopCVvn để cập nhật thêm nhiều tin tức thú vị hơn về chủ đề quản trị doanh nghiệp và cơ hội việc làm liên quan nhé.
