Nhiều người nghĩ rằng “quản trị sự kiện” và “tổ chức sự kiện” là hai khái niệm giống nhau. Tuy nhiên, hai vị trí này lại có những vai trò khác biệt. Cùng Topviecquanly tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa hai vị trí này qua bài viết sau đây.
Điểm tương đồng của Quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện?
Sở dĩ mọi người thường nhầm lẫn quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện bởi chúng có một số điểm tương đồng. Cụ thể là:
- Cả hai đều tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm sự kiện thành công cho người tham dự và các bên liên quan.
- 2 vị trí đều liên quan đến việc phối hợp với các bên liên quan khác nhau để thực hiện sự kiện.
- Quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện đều dựa trên sự hiểu biết thấu đáo về mục đích và mục tiêu của sự kiện. Đồng thời hiểu rõ khả năng phát triển và thực hiện một kế hoạch chi tiết để đạt được những mục tiêu này.
Quản trị sự kiện (Event Managing)
Quản trị sự kiện là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các loại sự kiện khác nhau như hội nghị, đám cưới, buổi hòa nhạc và lễ hội. Mục tiêu của quản trị sự kiện là tạo ra những sự kiện đáng nhớ, thành công cho người tham dự cùng các bên liên quan.
Quản trị sự kiện bao gồm những kế hoạch sự kiện sẽ tạo, điều phối, quản lý những hạng mục khác nhau. Trách nhiệm của người quản lý sự kiện thường bao gồm:
- Hiểu mục tiêu và yêu cầu của khách hàng đối với sự kiện.
- Xây dựng kế hoạch sự kiện chi tiết.
- Phối hợp với các nhà cung cấp (ví dụ: người cung cấp thực phẩm, người bán hoa, giải trí, trang trí,…) để đảm bảo rằng tất cả các dịch vụ và vật tư cần thiết đều được cung cấp.
- Giám sát tất cả các khía cạnh của thiết lập và thực hiện sự kiện, bao gồm hậu cần, trang trí và thiết bị nghe nhìn.
- Quản lý ngân sách và đảm bảo rằng tất cả các chi phí được giữ trong giới hạn quy định.
- Xử lý thông tin liên lạc với người tham dự và quản lý nhu cầu của họ.
- Phản hồi nhanh chóng mọi vấn đề hoặc sự cố phát sinh trong sự kiện và tìm giải pháp để giải quyết chúng.
- Đánh giá sự thành công của sự kiện, rút kinh nghiệm và đưa ra những bài học cho tương lai.
Tìm hiểu thêm: Giám đốc Marketing là gì? Vai trò, nhiệm vụ như thế nào?
Quản trị sự kiện là công việc đòi hỏi kỹ năng tổ chức và khả năng chú ý đến từng chi tiết. Bên cạnh đó, quản trị sự kiện còn yêu cầu khả năng chịu được áp lực công việc cao. Sự thành công của một sự kiện phần lớn dựa vào khả năng quản lý hiệu quả tất cả các khía cạnh của sự kiện.
Quản lý tổ chức sự kiện (Event Planning) là gì?
Tổ chức sự kiện là quá trình tổ chức và điều phối các khía cạnh khác nhau của một sự kiện đã được lên kế hoạch. Có thể kể tới các sự kiện như đám cưới, hội nghị, tiệc hoặc buổi hòa nhạc,…
Tổ chức sự kiện có mục tiêu đảm bảo rằng nó diễn ra theo đúng kế hoạch và đáp ứng mong đợi của người tổ chức cũng như người tham dự. Tổ chức sự kiện liên quan đến các nhiệm vụ như thiết lập ngân sách, chọn địa điểm hoặc sắp xếp đồ ăn, thức uống, giải trí, vận chuyển, chỗ ở,…
Tổ chức sự kiện thường bắt đầu từ những bản kế hoạch sự kiện cho đến lúc thực hiện, tổng duyệt và kết thúc. Người tổ chức chức sự kiện cần phải xử lý những hạng mục được thống nhất theo kế hoạch.
Người tổ chức sự kiện cần phải nắm bắt, thu thập thông tin sau đó thiết kế sự kiện tốt nhất nhằm đáp ứng mục tiêu chương trình. Trách nhiệm cụ thể của những người tổ chức sự kiện là:
- Lên ý tưởng sự kiện dựa trên chủ đề của khách hàng mong muốn.
- Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp nhất.
- Thương thảo hợp đồng với bên cho thuê địa điểm (nếu địa điểm thuê ngoài)
- Tìm nhà cung cấp (thiết bị, nhân sự, thi công,…)
- Lên kế hoạch buffet, tiệc ngồi, tea break…với những sự kiện phù hợp.
- Lên kịch bản cho các chương trình.
- Lời dẫn cho MC.
- In thiệp mời cho khách mời đến dự.
- Thiết kế sân khấu, chỗ ngồi, tiểu cảnh, background, cổng chào,…
Tại sao cần phân biệt quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện?
Đây là 2 chức năng liên quan chặt chẽ với nhau nếu không xác định rõ ràng có thể sẽ chồng chéo nhau. Do đó, cần phải phân biệt quản lý sự kiện và tổ chức sự kiện vì nó giúp làm rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi người khi tham gia vào quá trình lập kế hoạch và tổ chức thực hiện sự kiện.
Tìm hiểu thêm: Trưởng phòng Marketing là gì và mô tả công việc chi tiết
Việc phân biệt giữa quản lý sự kiện và tổ chức sự kiện là rất quan trọng bởi nó cho biết ai chịu trách nhiệm cho các hoạt động cụ thể. Điều này đảm bảo cho sự kiện về được hoàn thành một cách hiệu quả và dễ dàng trong việc giám sát.
Phân định rõ ràng nhiệm vụ cũng đảm bảo cho sự kiện được tổ chức và thực hiện đúng hướng, đáp ứng các mục tiêu của khách hàng và người tham dự.
Quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện đều là những thành phần thiết yếu của việc lập kế hoạch và thực hiện sự kiện thành công. Mặc dù họ có những trách nhiệm riêng biệt nhưng họ làm việc cùng nhau để đảm bảo rằng sự kiện được thực hiện suôn sẻ và hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ kinh nghiệm trên sẽ giúp bạn phân biệt được 2 vị trí này.
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm việc liên quan đến ngành tổ chức sự kiện, hãy tham khảo ngay các tin tuyển dụng chất lượng tại TopCV nhé.
