Trưởng phòng tổ chức sự kiện được biết đến là người đóng góp không hề nhỏ vào sự thành công của mỗi sự kiện. Vậy trưởng phòng tổ chức sự kiện là gì? Cùng Topviecquanly.vn xem qua bản mô tả chi tiết công việc cũng như các yêu cầu tuyển dụng về vị trí này nhé!
Trưởng phòng tổ chức sự kiện là gì?
Trưởng phòng tổ chức sự kiện hay còn gọi là Event Manager là người lập kế hoạch, triển khai, giám sát việc tổ chức cho các sự kiện có quy mô lớn nhỏ khác nhau. Sự kiện này có thể là hội thảo, hội nghị, buổi biểu diễn nghệ thuật, lễ hội hoặc các sự kiện truyền thông, v.vv.
Event Manager chính là đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện thực hiện mục tiêu của sự kiện. Vì vậy, họ không chỉ có nhiệm vụ lên kế hoạch và triển khai sự kiện, mà còn tham gia các công việc liên quan đến tổ chức truyền thông và quan hệ với các đối tác khác.
Với trách nhiệm lớn như vậy đòi hỏi người quản lý sự kiện cần có rất nhiều tố chất và yêu cầu cần thiết để phục vụ cho công việc.
>>> Tham khảo thêm: Event Manager Là Gì ? Tìm Việc Làm Event Manager Ở Đâu Uy Tín?
Mô tả công việc cơ bản của trưởng phòng tổ chức sự kiện
Vai trò chính của trưởng phòng tổ chức sự kiện là việc điều phối, quản lý để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi đúng theo kế hoạch đề ra. Để hoàn thành được vai trò đó, Event Manager cần thực hiện những nhiệm vụ chính sau:
Điều phối và quản lý công việc tổ chức sự kiện
Tùy thuộc quy mô doanh nghiệp và phạm vi từng sự kiện mà trưởng phòng sự kiện sẽ có trách nhiệm khác nhau. Về cơ bản, trưởng phòng sự kiện sẽ đảm nhận những công việc chính:
- Nghiên cứu và nắm bắt nhu cầu, mục đích tổ chức sự kiện;
- Đề xuất ý tưởng và loại hình sự kiện phù hợp. Đồng thời nêu ra những khoản kinh phí và yêu cầu đối với sự kiện được diễn ra.
- Tổng hợp kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, đánh giá tính khả thi và sự phù hợp để lựa chọn kế hoạch, đáp ứng tốt yêu cầu đặt ra.
- Liên hệ và tìm kiếm nhà cung cấp và nhà thầu cho từng mục tiêu sự kiện.
- Phân chia hạng mục công việc cho từng đội nhóm, cá nhân phụ trách tương ứng.
- Quản lý và điều phối hoạt động chuẩn bị tổ chức cho sự kiện. Nắm bắt chính xác thông tin về diễn giả và số lượng khách hàng cần có mặt trong sự kiện.
- Đảm bảo tình hình an ninh, y tế cho địa điểm diễn ra sự kiện. Ngoài ra, cần phân phối và quản lý tốt các điểm đỗ xe lý tưởng cho khách mời diễn ra sự kiện.
- Kiểm tra thực hiện mọi công tác cho sự kiện trước khi sự kiện được bắt đầu.
- Trực tiếp đón tiếp khách mời quan trọng trong sự kiện.
- Xử lý và giải quyết những tình huống phát sinh bất ngờ.
- Điều phối, giám sát các công tác dọn dẹp sự kiện, đảm bảo vệ sinh và cảnh quan môi trường xung quanh.
- Tổng kết và đánh giá sự kiện để rút ra bài học kinh nghiệm.
Quản lý con người, nhân sự
Ngoài những công việc chính liên quan đến tổ chức sự kiện thì trưởng phòng Event sẽ cần thực hiện các nhiệm vụ chung liên quan đến việc quản lý nhân sự trong đội nhóm của mình:
- Là người quản lý, thúc đẩy và tạo động lực cho các thành viên khác làm việc.
- Quản lý, hỗ trợ cho nhân viên sự kiện để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong quá trình tổ chức sự kiện.
- Đưa ra đánh giá về hiệu suất, công việc hàng ngày, tuần, tháng.
- Thực hiện huấn luyện, đào tạo cho nhân sự về kiến thức, chuyên môn, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc.
- Tham gia vào quá trình setup, tuyển dụng nhân sự mới cho phòng sự kiện.
Những nhiệm vụ khác
Ngoài những công việc chính ở trên, trưởng phòng Event sẽ thực hiện các công việc và nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo và ban giám đốc.
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, yêu cầu công việc dành cho vị trí trưởng phòng tổ chức sự kiện sẽ khác nhau. Vì vậy, ứng viên nên tham khảo bản mô tả công việc trước khi ứng tuyển.
>>> Tham khảo thêm: Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Và Quản Lý Sự Kiện Có Gì Khác Biệt?
Mức lương của trưởng phòng tổ chức sự kiện có cao không?
Theo khảo sát tại cổng thông tin Vietnam$alary, mức lương của vị trí trưởng phòng sự kiện sẽ dao động trong khoảng:
- Mức lương thấp nhất: 10 triệu đồng/ tháng.
- Dải lương phổ biến: 17.2 – 25.8 triệu/ tháng.
- Mức lương trung bình: 21.5 triệu/ tháng.
- Mức lương cao nhất: 69.6 triệu/ tháng.
Theo dự báo, xu hướng phát triển của ngành tổ chức sự kiện đang ngày càng tăng cao. Do vậy, nhu cầu tuyển dụng và mức lương của vị trí này trong tương lai được dự đoán sẽ còn tăng trưởng tốt hơn.
Yêu cầu đối với vị trí trưởng phòng tổ chức sự kiện
Các doanh nghiệp tuyển dụng vị trí Event Manager thường có yêu cầu khá cao về trình độ chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc. Để ứng tuyển vào vị trí này, các ứng viên cần đáp ứng những yêu cầu nhất định dưới đây:
Về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Marketing, tổ chức sự kiện, truyền thông hoặc các ngành nghề có liên quan.
- Có kinh nghiệm tổ chức, chạy sự kiện từ 3 – 5 năm ở vị trí trưởng nhóm trở lên.
- Am hiểu về các hình thức, thể loại tổ chức sự kiện hiện nay.
- Nắm bắt và cập nhật liên tục các xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất trên thế giới.
Về kỹ năng
Ngoài trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc, thì vị trí trưởng nhóm sự kiện này còn yêu cầu về các kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp: Event Manager là người làm việc trực tiếp với nhiều đối tượng, do vậy kỹ năng giao tiếp sẽ là chìa khóa để kết nối và truyền tải thông tin một cách dễ dàng. Ngoài ra, giao tiếp tốt còn nằm ở việc biết lắng nghe và thấu hiểu các vấn đề để giải quyết chính xác, kịp thời.
- Lãnh đạo nhóm: Trách nhiệm của một trưởng phòng sự kiện là thúc đẩy nhóm của mình và cung cấp cho họ nguồn lực, công cụ cần thiết để hoàn thành tốt công việc.
- Kỹ năng xử lý vấn đề: Sự kiện có quy mô càng lớn sẽ càng dễ phát sinh vấn đề. Vì vậy, người quản lý cần bình tĩnh và đưa ra hướng xử lý để sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Kỹ năng đàm phán: Event Manager cần linh hoạt kết hợp kỹ năng đàm phán với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, tài trợ hay KOLs được suôn sẻ và có lợi nhất về phía mình.
- Kỹ năng quản lý tài chính: Trưởng phòng sự kiện không chỉ giám sát và đảm bảo tiến độ công việc mà còn cần dự tính ngân sách cho từng hạng mục cùng ngân sách phát sinh, tránh chi tiêu vượt quá dự kiến.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý thời gian hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất làm việc và xử lý khủng hoảng dễ dàng hơn. Do vậy, trưởng phòng sự kiện cần vạch ra kế hoạch chi tiết kèm thời gian cụ thể để sự kiện diễn ra đúng kế hoạch.
- Kỹ năng quản trị rủi ro: Bất kỳ sự kiện nào cũng không thể tránh khỏi sai sót dù nhỏ hay lớn. Do vậy, Event Manager cần dự đoán được những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình chạy sự kiện để đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời.
Vì vậy, có thể đảm nhận được vị trí trưởng phòng tổ chức sự kiện đòi hỏi ứng viên cần cần không ngừng trau dồi kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc thực tế.
>> Xem thêm: Các Phương Pháp Tuyển Dụng Trưởng Phòng Sự Kiện Được Đánh Giá Cao
Tìm việc trưởng phòng tổ chức sự kiện ở đâu?
Với nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng nhiều nên cơ hội việc làm cho vị trí trưởng phòng tổ chức sự kiện cũng vô cùng hấp dẫn và rộng mở. Các ứng viên có thể tham khảo các thông tin tuyển dụng tại nhiều kênh khác nhau như:
Trang web tuyển dụng
Truy cập vào các trang web tuyển dụng uy tín như TopCV.vn, VietnamWorks, hay Indeed để tìm kiếm công việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Tìm kiếm bằng cách sử dụng các từ khóa như “trưởng phòng tổ chức sự kiện”, “event manager” kèm theo vị trí hoặc khu vực bạn muốn làm việc.
Mạng xã hội chuyên ngành
Tham gia vào mạng xã hội chuyên ngành là một cách hiệu quả để tìm kiếm cơ hội việc làm. Các trang mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter, hoặc các diễn đàn chuyên ngành là “mảnh đất màu mỡ” để kết nối với những người trong cùng lĩnh vực, cũng như cập nhật thông tin về các cơ hội việc làm mới nhất.
>>> Tham khảo thêm: Trưởng Phòng Tổ Chức Sự Kiện Làm Gì? Mức Lương Có Cao Không?
Trên đây là bản mô tả chi tiết công việc trưởng phòng tổ chức sự kiện để bạn có thể nắm bắt. Hy vọng với những chia sẻ kinh nghiệm mà chúng tôi cung cấp ở trên sẽ giúp bạn hình dung, định hướng được con đường sự nghiệp của mình trong thời gian tới. Ngoài ra, nếu muốn tìm kiếm vị trí trưởng phòng, hãy ghé thăm website TopCV để được cập nhật thông tin tuyển dụng và tham khảo các mẫu CV chuyên nghiệp nhất nhé!
