Quản lý kho là một bộ phận quan trọng có sự tác động không nhỏ đến sự vận hành của cả một doanh nghiệp. Do đó, việc hiểu rõ khái niệm vị trí này và nắm chắc bản mô tả công việc chi tiết rất quan trọng, từ đó giúp ứng viên thuận lợi hơn trong vòng phỏng vấn. Cùng topviecquanly.vn tìm hiểu “tất tần tật” về chức vụ này ngay trong bài viết chia sẻ kinh nghiệm sau nhé.
Quản lý kho là gì?
Theo đó, quản lý kho hàng hay còn gọi là kho vật tư là các hoạt động gắn kết trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản, theo dõi và kiểm soát lượng hàng vật tư,… Tất cả nhằm đảm bảo sự liên tục cho quy trình sản xuất, cung cấp và phân phối hàng hóa một cách kịp thời. Hơn nữa, đây cũng là quá trình góp phần giảm thiểu chi phí lưu thông và hiệu quả khi sử dụng cơ sở vật chất trong kho.
>>> Xem thêm: Những Công Việc Của Người Quản Lý
Bản mô tả chi tiết về công việc của một quản lý kho
Để có thể hiểu rõ hơn về công việc của quản lý kho hàng vật tư của doanh nghiệp, dưới đây là bản mô tả chi tiết từ A đến Z mà bạn có thể tham khảo. Đó là:
Tiếp nhận các thông tin, sắp xếp và tổ chức hàng hóa
Ở các doanh nghiệp sản xuất và phân phối, quản lý kho là bộ phận đầu tiên đón nhận các thông tin của hàng hóa, cụ thể là từ các bên giao hàng và nhập hàng. Điều này nhằm giúp họ chủ động hơn trong thời gian phân bổ nhân sự sắp xếp và vận chuyển.
Thêm nữa, họ cũng đảm nhận trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng được xuất đi hay nhập vào trong kho. Trong quá trình sắp xếp, họ cũng đảm bảo lượng hàng vật tư được sắp đặt đúng vị trí và phân loại gọn gàng.
Thiết lập và cập nhật đầy đủ hồ sơ kho hàng
Khi đã hoàn thành công đoạn tiếp nhận và sắp xếp đơn hàng, quản lý kho cũng thực hiện thêm một số công việc như: nghiệm thu, lập báo cáo tình trạng hàng hóa mới và cũ, cập nhật hồ sơ kho lên hệ thống hay phần mềm quản lý,…
Những công đoạn trên có tầm quan trọng nhất định, đó là giúp doanh nghiệp biết được con số chính xác số hàng đã xuất đi và lượng hàng còn tồn đọng. Điều đó nhằm đề ra phương án tiêu thụ hoặc nhập thêm hàng cho quá trình vận hành diễn ra trơn tru.
Luân chuyển các đơn hàng và phân bổ người giao hàng
Với các đơn vị chuyên cung cấp hàng hóa thì người quản lý kho cũng kiêm luôn việc kiểm soát lĩnh vực vận tải. Sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng, họ sẽ thiết lập hóa đơn và liên lạc với bộ phận vận tải nhằm kịp thời trong việc giao vận. Tùy theo lượng hàng mà họ sẽ phân bổ và chọn phương tiện di chuyển sao cho phù hợp.
>>> Xem thêm: Điểm qua các cách quản lý kho hiệu quả mà bạn nên biết
Đảm bảo hàng hóa trong kho đạt tiêu chuẩn theo quy định
Bên cạnh các công việc trên, quản lý của kho hàng cũng thường xuyên kiểm tra theo dõi để phân loại hàng dựa trên các đặc điểm liên quan đến vật lý và hóa học của kho. Trong đó, họ sẽ để ý nhiều đến các loại hàng có hạn sử dụng ngắn, bởi sản phẩm này dễ bị hỏng hóc. Từ đó, lập ra kế hoạch chi tiết để quản lý xuất nhập và hạn chế hàng tồn đọng lâu dài.
Tiến hành những thủ tục xuất nhập hàng hóa
Ngoài việc chịu trách nhiệm về nhân sự và hàng hóa trong kho, quản lý kho sẽ làm các thủ tục xuất và nhập phù hợp. Đầu tiên là kiểm tra toàn bộ giấy tờ, chứng từ luân chuyển hàng và giấy yêu cầu xuất nhập hàng. Kế đến, họ đảm nhận công việc ghi chép xuất nhập kho và theo dõi lượng hàng bị tồn mỗi ngày, sau đó đối chiếu sao cho chính xác. Sau khi đã có kết quả, họ sẽ gửi lên bộ phận kế toán để tiến hành làm báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
>>>Xem thêm: Trưởng Nhóm Kinh Doanh Là Gì? 5 Kỹ Năng Quyết Định Sự Thành Công Của Bạn
Theo dõi và kiểm tra hàng tồn tối thiểu
Lượng hàng tồn tối thiểu là yếu tố quan trọng của doanh nghiệp. Lúc này, quản lý kho sẽ theo dõi định mức của hàng tồn tối thiểu mỗi ngày, luôn đảm bảo lượng hàng trong kho phải đúng định mức tồn kho tối thiểu.
Ở tình huống hàng tồn vượt quá mức cho phép, họ phải kịp thời kiến nghị lên ban lãnh đạo nhằm điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu. Đây là việc giúp cân đối biến động hàng nhập xuất kho ngay thời điểm hiện tại.
Tiến hành những thủ tục và công việc liên quan
Sau cùng, quản lý kho cũng thực hiện các thủ tục liên quan đến đặt hàng. Cụ thể, họ sẽ trực tiếp tạo ra phiếu mua hàng với một cá nhân khi doanh nghiệp có yêu cầu nhập hàng hóa. Đồng thời, thực hiện nghiêm ngặt những quy định về phòng cháy chữa cháy để đảm bảo sự an toàn cao nhất.
Hơn nữa, người quản lý của kho hàng cũng cần theo dõi một số thành phần quan trọng khác trực tiếp tác động như: nhiệt độ, thời tiết, cách bảo quản, phân vị trí sản phẩm… Ngoài ra, họ cũng tiến hành kiểm tra định kỳ các khu vực trong kho để hạn chế tình trạng gãy đổ hay mối mọt.
>>> Xem thêm: Bí quyết quản lý chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp hiệu quả
Trên đây là bản mô tả chi tiết về công việc của một quản lý kho hàng trong doanh nghiệp. Hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng thể nhất về nhiệm vụ của vị trí này. Từ đó, bạn sẽ có thêm kiến thức và thông tin hữu ích cho buổi phỏng vấn của bản thân sắp tới. Chúc bạn thành công với sự lựa chọn của mình nhé!
>>> Truy cập TopCV.vn để cập nhật hàng nghìn tin tuyển dụng việc làm quản lý mới mỗi ngày
Hình ảnh: Sưu tầm
