Sau sự bùng phát của đại dịch Covid 19, xu hướng làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến hơn. Điều này tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp. Vậy cách quản lý nhân viên từ xa như thế nào? Cùng Topviecquanly.vn tìm hiểu trong bài viết chia sẻ kinh nghiệm dưới đây.
Tìm hiểu về xu hướng làm việc từ xa hiện nay
Trước khi đến với những cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả và hữu ích, bạn nên tìm hiểu xu hướng làm việc từ xa sẽ có những biến đổi nào trong thời gian sắp tới. Cụ thể như sau:
Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa (remote working) là hình thức mà các nhân sự của bạn có thể làm việc bên ngoài môi trường văn phòng theo cách truyền thống. Hiện tại có rất nhiều tập đoàn lớn trên thế giới đang áp dụng hình thức làm việc từ xa cho đội ngũ nhân viên của mình. Hình thức này mang đến nhiều sự tiện lợi cho nhân viên và giảm thiểu được các chi phí không cần thiết của doanh nghiệp.
Chỉ trong năm 2022 vừa qua, theo số liệu thống kê từ Upwork, có đến 9 triệu chuyên gia đã làm việc từ xa trong đại dịch cho biết họ sẽ cân nhắc tìm việc khác nếu phải quay lại văn phòng. Thống kê này cũng cho thấy 10 triệu người khác sẽ xem xét đến việc làm tự do để duy trì sự kiểm soát liên quan đến thời gian và không gian mà họ đang được tận hưởng.
Làm việc từ xa có phải là xu hướng mới?
Trước khi đại dịch diễn ra thì xu hướng làm việc từ xa chỉ chiếm khoảng 6% (NCCI). Tuy vậy hiện tại dự kiến sẽ có đến 25% các nhân viên chuyên nghiệp sẽ chuyển đổi sang hình thức làm việc từ xa vào cuối năm 2023 (Upwork). Theo dự báo thì sự thay đổi này sẽ diễn ra mạnh mẽ hơn trong giai đoạn 2023 đến 2025.
Theo đó, trang Exploding Topics đã đưa ra nhận định về các xu hướng việc làm từ xa có thể xuất hiện trong giai đoạn này như sau:
- Nhân viên mà doanh nghiệp sẽ đạt được sự thỏa thuận dưới hình thức làm việc Hybrid Work. Điều này càng dễ dàng xảy ra hơn khi có đến 60% nhân viên cho biết họ muốn làm việc tại nhà full time hoặc trong hầu hết thời gian của họ (Trung tâm Pew).
- Tập trung hơn vào việc cải thiện phúc lợi cho nhân viên từ xa. Bởi Theo khảo sát của Social Connection in Remote Work, những người làm việc từ xa cho biết cảm giác cô đơn của họ ngày càng tăng cao hơn.
- Các công ty dựa vào bossware để theo dõi năng suất của nhân viên từ xa.
- An ninh mạng sẽ càng được coi trọng hơn trong xu hướng làm việc từ xa, có đến 85% tổ chức đồng ý với nhận định này (Cisco).
- Các công ty sẽ tiếp tục cố gắng duy trì văn hóa, sự hợp tác với đội ngũ lực lượng lao động từ xa.
- Xu hướng phỏng vấn online sẽ ngày càng được chấp nhận rộng rãi hơn.
>>> Xem thêm: Mẹo quản lý nhân viên part time hiệu quả mà ít quản lý nào biết
Những thách thức trong quản lý nhân viên từ xa
Quản trị nhân sự chưa bao giờ là vấn đề dễ dàng với các doanh nghiệp ngay cả với những đội ngũ tại chỗ. Do đó để có được cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả và tối ưu cho doanh nghiệp cũng sẽ là một trong những thách thức. Cụ thể khi áp dụng các cách quản lý nhân viên từ xa, bạn có thể gặp phải những thách thức như sau:
- Thiếu kỳ vọng và ranh giới rõ ràng: Nhiều người quản lý thường không hiểu rõ và thiếu kỳ vọng vào những nhân lực làm việc từ xa. Điều này cũng sẽ xảy ra với các nhân sự làm việc remote bởi họ không thể làm rõ được những kỳ vọng của doanh nghiệp dành cho họ như thế.
- Thách thức trong tương tác và liên lạc: Khi nhân viên làm việc từ xa họ có thể bỏ qua những sự tương tác, giao tiếp để giúp gắn kết mối quan hệ với đồng nghiệp tốt hơn. Ví dụ như các buổi thảo luận trong giờ nghỉ, tham gia vào những bữa tiệc của doanh nghiệp,…
- Nhân viên làm từ xa thường dễ bị cảm thấy cô lập và bị bỏ rơi trong công việc của mình. Từ đó, động lực làm việc của họ có thể bị giảm và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất chung.
- Thiếu sự tin tưởng từ người quản lý, nhân viên làm việc từ xa có thể bị kiệt sức do không cân bằng được giữa cuộc sống và công việc,… cũng là một số thách thức khác có thể gặp phải.
>>> Xem thêm: 10 Cách quản lý nhân viên giỏi mà Leader nhất định phải biết
Tổng hợp các cách quản lý nhân viên từ xa hữu ích nhất
Bệnh Làm thế nào để quản lý nhóm nhân viên remote dành hiệu quả nhất? Dưới đây là một số cách quản lý nhân viên từ xa mà bạn có thể tham khảo và áp dụng cho tổ chức của mình. Bao gồm như:
Đặt kỳ vọng rõ ràng và ngay lập tức
Một trong những cách quản lý nhân viên từ xa đầu tiên mà bạn có thể áp dụng đấy chính là cho nhân viên biết doanh nghiệp đang kỳ vọng vào họ như thế nào. Bạn cần làm cho nhân viên của bạn hiểu rõ ràng về những kỳ vọng đó. Nó có thể thể hiện bằng những con số, các mục tiêu, những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp,…
Xây dựng chính sách làm việc từ xa là một trong những cách để bạn có thể giúp nhân viên hiểu được những mong đợi của doanh nghiệp đối với họ là gì. Đối với việc xây dựng những chính sách làm việc từ xa cho nhân viên, hãy lưu ý một số nguyên tắc sau:
- Điều kiện nhân viên cần có để được làm việc từ xa.
- Quy trình làm việc nào sẽ được sử dụng khi họ làm việc từ xa tại nhà.
- Cách mà bạn sẽ áp dụng để đo lường năng suất làm việc của họ như thế nào.
- Thời gian làm việc trong ngày mà nhân viên làm việc từ xa phải có mặt.
>>> Xem thêm: 10 Cách tạo lửa cho nhân viên mà nhà quản lý nào cũng nên biết
Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý
Sử dụng các công cụ hỗ trợ cũng là một cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả mà bạn nên áp dụng. Ngày nay việc sử dụng những công cụ này sẽ giúp cho bạn có thể dễ dàng tương tác, theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Ví dụ như những phần mềm quản trị nhân sự và gia tăng trải nghiệm của nhân viên tại chỗ, nhân viên từ xa HappyTime. Những công cụ tương tự với phần mềm này sẽ giúp cho bạn có thể tương tác và giảm sự cô lập của nhân viên khi họ làm việc từ xa hiệu quả hơn
>>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn quản trị mục tiêu theo quy trình MBO
Ưu tiên giao tiếp thường xuyên
Khi nhân viên của bạn làm việc từ xa, giao tiếp chính là một chìa khóa để người quản lý có thể đảm bảo được nhân viên của mình làm biệt hiệu quả. Một số cách để cải thiện giao tiếp trong quản lý nhân viên từ xa mà bạn có thể áp dụng Ví dụ như:
- Tạo ra những cuộc họp hoặc buổi gặp mặt trò chuyện trực tiếp ít nhất mỗi lần/tháng, áp dụng trong trường hợp những nhân viên làm việc remote có khoảng cách địa lý không quá xa.
- Khuyến khích nhân viên của bạn tương tác xã hội nhiều hơn.
- Tạo ra các hoạt động xây dựng đội nhóm từ xa để thu hút sự tham gia của nhân viên.
- Cung cấp cho nhân viên của bạn sự phản hồi liên tục một cách thường xuyên và rõ ràng.
Khuyến khích sự tham gia của nhân viên
Một trong những thách thức của doanh nghiệp khi quản lý từ xa chính là giữ cho nhân viên có thể gắn bó, dứt khổ vẫn cảm thấy và hành động như một phần của doanh nghiệp. để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp có thể áp dụng những biện pháp như sau:
- Tạo ra các cuộc đua hoặc trò chơi hóa những hoạt động thường ngày trên môi trường online. Điều này sẽ giúp tăng tinh thần đồng đội của nhân viên một cách hiệu quả nhất.
- Sử dụng những ứng dụng tạo văn phòng ảo để nhân viên làm việc từ xa có thể tham gia vào cùng với các nhân viên tại chỗ.
- Tổ chức các sự kiện nào trong nội bộ doanh nghiệp.
- Khuyến khích những câu lạc bộ từ xa. Ví dụ như câu lạc bộ sách, câu lạc bộ tìm hiểu khoa học,…
Tạo ra sự minh bạch và công bằng
Một trong những vấn đề mà nhân viên làm việc từ xa thường gặp phải đấy chính là họ luôn cảm thấy không được đối xử công bằng và minh bạch so với những nhân viên tại chỗ. Do đó cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả và hữu ích tiếp theo mà bạn nên áp dụng đấy chính là cho phép nhân viên từ xa thấy được sự minh bạch, công bằng trong quản lý. Ví dụ như một số giải pháp sau:
- Đảm bảo cho các nhân viên của bạn luôn nhận được thông tin kịp thời và nhanh chóng nhất.
- Tạo ra những chiến lược liên quan đến khen thưởng và xử phạt một cách rõ ràng.
- Áp dụng những phần mềm quản lý hiển thị công khai về hiệu suất làm việc cũng như các vấn đề khác trong doanh nghiệp.
Công nhận và khen thưởng kịp thời
Sự công nhận của doanh nghiệp và đồng nghiệp là một trong những tác động mạnh mẽ để có thể khuyến khích sự tham gia của đội ngũ nhân viên từ xa. Vì vậy xây dựng những chương trình ghi nhận và khen thưởng là một cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả mà bạn có thể áp dụng.
Một số cách quản lý nhân viên từ xa khác
Bên cạnh những cách quản lý nhân viên từ xa ở trên thì bạn cũng có thể áp dụng một số cách quản lý nhân viên từ xa khác đang mang lại hiệu quả như sau:
- Cung cấp và giúp nhân viên từ xa có thể cảm nhận được văn hóa doanh nghiệp tích cực.
- Yêu cầu nhân viên thực hiện check in thường xuyên.
- Tập trung hơn vào kết quả đầu ra của công việc thay vì giám sát toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên từ xa.
- Quản lý một cách linh hoạt thay cho việc quản lý một cách quá thủ tục và cứng nhắc.
Hy vọng với các cách quản lý nhân viên từ xa trong bài viết chia sẻ kinh nghiệm ngày hôm nay sẽ hữu ích cho bạn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập vào TopCV.vn – nền tảng kết nối việc làm và đăng tin tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam để tìm kiếm, khám phá thêm nhiều tin tức thú vị hơn về quản trị nguồn nhân lực nhé.
