Lập kế hoạch tốt sẽ giúp quá trình tổ chức sự kiện được diễn ra thuận lợi hơn. Vậy, làm thế nào để lập được bản kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp? Cùng Topviecquanly.vn tìm hiểu hướng dẫn và mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện trong bài viết chia sẻ kinh nghiệm dưới đây nhé.
Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện tham khảo
Dưới đây là một số mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo. Bao gồm như sau:
Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện tham khảo 1: TẢI TẠI ĐÂY.
Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện tham khảo 2: TẢI TẠI ĐÂY.
Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện tham khảo 3: TẢI TẠI ĐÂY.
Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Tùy vào mỗi loại hình sự kiện khác nhau mà các bước để lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ khác nhau. Tuy vậy bạn có thể tham khảo những bước cơ bản sau đây để ứng dụng linh hoạt hơn trong những sự kiện sắp tới mà bạn sẽ tổ chức:
Bước 1 – Xác định mục tiêu sự kiện
Để một sự kiện có thể diễn ra thành công thì bạn cần phải biết mục đích của sự kiện đó là gì. Từ mục tiêu đó thì bạn có thể lập các kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp. Ví dụ một số mục tiêu mà các doanh nghiệp thường sử dụng để tổ chức các sự kiện như:
- Lễ kỷ niệm cột mốc quan trọng.
- Sự kiện liên quan đến đào tạo hoặc phát triển kỹ năng cho nhân viên.
- Sự kiện kết nối hoặc tri ân khách hàng.
- Lễ mở bán hoặc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới.
>>> Xem thêm: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện có gì khác biệt?
Bước 2 – Xác định các hạng mục của sự kiện
Sau khi đã có được mục tiêu của sự kiện là gì thì bạn sẽ cần xác định các hạng mục sẽ có trong sự kiện đó. Thông thường một sự kiện khi diễn ra sẽ cần phải đảm bảo những checklist cơ bản như sau:
- Địa điểm tổ chức sự kiện là ở đâu, diện tích và không gian tổ chức sự kiện cần đảm bảo những yếu tố gì.
- Thời gian cũng như thời lượng mà sự kiện sẽ diễn ra.
- Các hoạt động ở trong sự kiện cần có ví dụ như in ấn, trang trí, hệ thống các biển hiệu, banner,…
- Khách mời trong sự kiện cũng như các tiết mục và chương trình sẽ diễn ra bao gồm những gì.
- Khu vực sân khấu sẽ cần các thiết bị và lưu ý những yếu tố gì.
- Khu vực đại biểu và khách tham dự cần bao nhiêu ký hoặc chỗ ngồi.
- Có teabreak, quà tặng trong sự kiện hay không,…
>>> Tìm hiểu thêm: Quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện có sự khác biệt như thế nào?
Bước 3 – Lên kế hoạch nhân sự, chi phí
Sau khi đã có được checklist các hạng mục sẽ cần thực hiện đối với sự kiện sắp diễn ra, bạn sẽ cần phải lên các kế hoạch liên quan đến nhân sự và chi phí cần để tổ chức thành công sự kiện đó. Trong đó:
Yếu tố nhân sự
Thông thường bộ phận marketing truyền thông của doanh nghiệp sẽ là người thực hiện các sự kiện này. Tuy vậy một số đơn vị sẽ cần phải thuê thêm các cộng tác viên hoặc nhân viên part time trong khoảng thời gian mà sự kiện diễn ra. Bên cạnh đó bạn cũng phải liên hệ với các đối tác cần thiết cho quá trình diễn ra sự kiện.
Yếu tố chi phí
Thông thường khi các sự kiện diễn ra sẽ có các chi phí ẩn mà bạn cần phải lưu ý. Những chi phí ẩn này có thể đến từ những yếu tố như sự tăng giá của các hoạt động in ấn banner, chi phí phát sinh về các cơ sở vật chất trong quá trình tổ chức sự kiện,… Do đó bạn nên ước tính thêm từ 3 đến 10% tổng chi phí ban đầu để phòng ngừa rủi ro từ những chi phí ẩn này.
>>> Xem thêm: Quản lý sự kiện là gì? Tố chất cần có của nhà quản lý sự kiện?
Bước 4 – Lập kế hoạch truyền thông sự kiện
Kế hoạch truyền thông sự kiện cũng là một trong những vấn đề mà bạn cần phải lưu ý khi tổ chức sự kiện. Kế hoạch truyền thông là cách mà bạn sẽ quảng bá sự kiện đấy diễn ra và thu hút người tham dự như thế nào. Để có thể lập được bản kế hoạch này hãy làm việc với team marketing truyền thông để có được phương án tối ưu và hiệu quả nhất.
>>> Tìm hiểu thêm: Truyền thông doanh nghiệp là gì và vì sao cần truyền thông?
Bước 5 – Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro
Bên cạnh những yếu tố trên thì bạn cũng cần phải xây dựng các phương án quản lý rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện có thể diễn ra. Khi sự kiện diễn ra thực tế có thể gặp nhiều tình huống, rủi ro bất ngờ. Do đó, xây dựng trước các phương án phòng ngừa rủi ro có thể giúp giảm thiểu thiệt hại trong những trường hợp này.
Hy vọng với những mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện trong bài viết thuộc chuyên mục chia sẻ kinh nghiệm trên sẽ giúp bạn có thêm thông tin để lập được bản kế hoạch phù hợp hơn cho sự kiện sắp tới. Bên cạnh đó, nếu bạn cũng đang tìm kiếm những cơ hội việc làm sự kiện, hãy truy cập ngay vào TopCV.vn. Với công nghệ trí tuệ nhân tạo hàng đầu, hệ thống của TopCV.vn sẽ nhanh chóng tiếp cận, phân tích mẫu CV của bạn và kết nối ngay với nhà tuyển dụng phù hợp.
