Trong thời buổi hội nhập toàn cầu như hiện nay thì xuất nhập khẩu chính là một trong những mỏ vàng. Và đương nhiên các vị trí liên quan đến ngành này cũng vô cùng thu hút, nhất là vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu. Vậy trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì? Nhiệm vụ, quyền lợi, trách nhiệm của vị trí này ra sao? Tin tuyển dụng trưởng phòng xuất nhập khẩu có ở đâu? Cùng topviecquanly.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì?
Trường phòng xuất nhập khẩu là gì? Đây là người đứng đầu phòng ban xuất nhập khẩu, đảm nhận mọi công việc vận hành trong văn phòng, chịu trách nhiệm điều hành, giám sát tất cả những hoạt động liên quan đến mua bán, vận chuyển hàng hóa trong tổng chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Ngoài ra, để trả lời cho câu hỏi trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì thì đây còn là người giữ vai trò trung gian, là cầu nối giữa nhân viên với ban lãnh đạo công ty, giữa công ty với khách hàng khi thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu.
Nhiệm vụ và chức năng của trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì?
Ở trong một doanh nghiệp ngành kinh tế trưởng phòng xuất nhập khẩu phải đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ và công việc khác nhau đó là:
Quản lý và điều hành các hoạt động xuất nhập khẩu
Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của tất cả mọi trưởng phòng xuất nhập khẩu chính là quản lý và điều hành các hoạt động xuất nhập khẩu. Ở nhiệm vụ này họ phải có trách nhiệm giám sát, điều hành phân phối công việc cho các thành viên trong văn phòng bằng cách đốc thúc họ hoàn thành tất cả công việc và mục tiêu đã đặt ra trước đó.
Đương nhiên tất cả những bản kế hoạch công việc, quản lý lưu trữ hồ sơ xuất nhập khẩu theo các đơn hàng đều phải do trưởng phòng xây dựng từ trước đó, điều này giúp các trưởng phòng có thể hiểu rõ hơn và phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác để đảm bảo đúng tiến độ công việc.
Quản lý, phân phối hàng hóa
Là một trưởng phòng xuất nhập khẩu bạn sẽ kiêm luôn nhiệm vụ tạo quy trình mua hàng, giao nhận hàng hóa, giao dịch, đàm phán, kết thúc hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp. Điều này đồng nghĩa bạn sẽ phải trực tiếp hoàn thành tất cả những thủ tục, giấy tờ xuất nhập khẩu liên quan như: Hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ xuất nhập khẩu,…
Ngoài ra trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ phải kết hợp với bộ phận kế toán để làm các bảo lãnh ngân hàng, đồng thời giữ trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ hàng hóa với số lượng thực tế tại cửa khẩu khi làm hồ sơ để tránh có những sai sót không đáng tiếc xảy ra.
Mở rộng quan hệ
Trong bất cứ lĩnh vực nào thì việc tạo dựng và mở rộng mối quan hệ đều là những gia vị không thể thiếu, đương nhiên với vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu cũng không ngoại lệ. Trưởng phòng có nhiệm vụ phải tạo mối quan hệ với các nhà cung cấp, tìm kiếm các khách hàng mới để tạo ra nhiều đơn hàng lớn từ đó mở rộng thị trường cho công ty của mình.
Mô tả công việc của trưởng phòng xuất nhập khẩu
Với vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu bạn được giao nhiều công việc khác nhau, cụ thể là:
Công việc chuyên môn của trưởng phòng xuất nhập khẩu
Quản lý và điều hành các hoạt động xuất nhập khẩu
Không giống như các lĩnh khác, xuất nhập khẩu đòi hỏi cần phải chuẩn bị rất nhiều yếu tố, nếu muốn có một chuyến hàng hóa thành công ví dụ như về vận tải, thương mại, liên hệ đối tác, lấy mẫu sản phẩm, đặt lịch, dịch vụ vận chuyển,… Và đương nhiên là một trưởng phòng xuất nhập khẩu bạn cần rất sát sao trong những vấn đề này qua các nhân viên của bộ phận mình.
Tóm lại, trưởng phòng xuất nhập khẩu phải thâu tóm được toàn bộ quá trình để có biện pháp giải quyết khi có sự cố xảy ra đảm bảo hoạt vận chuyển, dịch vụ, thời gian theo đúng kế hoạch.
Chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng, thỏa thuận
Được ví như đầu tàu của một phòng ban xuất nhập khẩu, trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng, thỏa thuận hàng hóa. Ngay cả khi có những đối tác lớn không phải ban lãnh đạo mà chính trưởng phòng mới là người đứng ra đại diện cho công ty để gặp gỡ đàm phán, thỏa thuận và ký kết hợp đồng với họ.
Phân tích báo cáo tài chính, doanh số kinh doanh và đề ra giải pháp thúc đẩy hiệu suất
KPI là áp lực của hầu hết dân kinh doanh, nhưng với vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu lại không phải quá lo lắng về điều này, đổi lại họ phải chịu trách nhiệm đảm nhận toàn bộ công việc kinh doanh của phòng mình.
Hiểu một cách đơn giản họ sẽ sẽ làm nhiệm vụ cân đối ngân sách, chịu trách nhiệm đại diện thỏa thuận hợp đồng và đề ra các giải pháp nhằm nâng cao doanh số cho công ty.
Thậm chí, họ cũng phải kiêm luôn nhiệm vụ phân tích báo cáo tài chính, doanh số của toàn phòng xuất nhập khẩu để gửi lên cấp trên mỗi tháng.
Tham vấn cho ban lãnh đạo công ty về những giải pháp thúc đẩy kinh doanh
Là người hiểu rõ được toàn bộ công việc xuất nhập khẩu ngành kinh tế nên trưởng phòng xuất nhập khẩu được ví như cánh tay đắc lực của các sếp. Do đó từ những vốn hiểu biết và kiến thức của mình họ sẽ làm nhiệm vụ tham vấn, đề xuất biện pháp thúc đẩy kinh doanh và khắc phục những sự cố, hạn chế đang tồn tại cho ban lãnh đạo.
Nhiệm vụ quản lý nhân sự
Thiết lập những mục tiêu, thủ tục, quy định theo phòng và nội quy của công ty
Một tổ chức muốn hoạt động hiệu quả thì các cá nhân trong đó phải luôn hành động vì mục tiêu chung. Với quyền hành trong tay trưởng phòng cần liên tục đề xuất những quy định, mục tiêu, thủ tục theo đúng mục tiêu và kim chỉ nang của công ty và đảm bảo nhân viên phải nghiêm túc thực hiện theo.
Bổ sung, cơ cấu nhân sự cho phòng xuất nhập khẩu
Là người đứng đầu của một phòng ban, trưởng phòng sẽ đứng ra gặp gỡ trực tiếp, phỏng vấn nhân sự và đưa ra quyết định lựa chọn trong trường hợp thiếu nhân sự.
Hy vọng những thông tin “Trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì? Mô tả công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu” trên đây sẽ giúp bạn phần nào hiểu thêm về vị trí này và có cho mình những quyết định đúng đắn dài hạn. Đừng quên ghé trang thường xuyên để biết thêm nhiều thông tin hữu ích về các ngành nghề và update thông tin tuyển trưởng phòng xuất nhập khẩu bạn nhé!
