Mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo giúp nhà tuyển dụng thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp đối với ứng viên dù kết quả không phù hợp. Vậy, nên viết như thế nào? Bài viết trong chuyên mục Chia sẻ kinh nghiệm sau đây của Topviecquanly.vn sẽ giới thiệu đến bạn top 5 mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp để bạn có thể tham khảo và ứng dụng.
Thư từ chối ứng viên là gì?
Thư từ chối ứng viên là một loại thông báo bằng văn bản mà nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên sau khi họ đã tham gia vào quá trình tuyển dụng, nhằm thông báo ứng viên đó không được chọn để làm việc cho doanh nghiệp đó. Thư này chứa thông tin về quyết định từ chối và thường được kèm theo lý do hoặc giải thích ngắn gọn về quyết định này.
Mục tiêu của văn bản này là thông báo một cách lịch sự, tôn trọng và cảm thông đối với nỗ lực của ứng viên, đồng thời cũng có thể cung cấp sự phản hồi xây dựng để giúp ứng viên hiểu rõ hơn về tình huống và cách họ có thể cải thiện trong tương lai. Thư này cũng có thể giúp duy trì quan hệ tích cực với ứng viên trong tương lai và xây dựng uy tín cho doanh nghiệp hoặc nhà tuyển dụng.
Vì sao cần có thư từ chối ứng viên?
Đối với nhà tuyển dụng, việc sử dụng mẫu thư từ chối có sẵn hoặc tham khảo các tài liệu giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình từ chối nhiều ứng viên. Bên cạnh đó, sử dụng thư từ chối ứng viên sẽ mang đến nhiều lợi ích như sau:
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Gửi email, thông báo từ chối là một cách để nhà tuyển dụng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với các ứng viên. Việc gửi thông báo từ chối ngay sau khi có quyết định tuyển dụng sẽ giúp ứng viên biết được kết quả của quá trình ứng tuyển và không phải chờ đợi lâu.
- Giúp ứng viên cải thiện: Nhà tuyển dụng có thể cung cấp thêm cho ứng viên phản hồi về điểm mạnh và điểm yếu của họ. Điều này sẽ giúp ứng viên cải thiện hồ sơ và kỹ năng của mình để có cơ hội thành công cao hơn trong các lần ứng tuyển sau.
- Tạo ấn tượng tốt với ứng viên: Một email từ chối được viết một cách khéo léo và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt với ứng viên. Điều này có thể giúp ứng viên có thiện cảm với doanh nghiệp và tiếp tục ứng tuyển vào các vị trí khác của doanh nghiệp trong tương lai.
Tìm hiểu thêm: Top 5 cách tìm nguồn ứng viên Free không phải HR nào cũng biết
Nội dung cần có trong thư từ chối ứng viên
Thư từ chối ứng viên cần bao gồm các nội dung sau:
- Thông tin cá nhân của ứng viên: Đề cập tên riêng và vị trí công việc mà họ đã ứng tuyển, thể hiện tôn trọng và quan tâm đến họ.
- Cảm ơn: Luôn luôn bắt đầu bằng lời cảm ơn chân thành, thể hiện sự trân trọng đối với sự quan tâm và đóng góp của ứng viên. Cảm ơn ứng viên vì sự quan tâm đến công ty và vị trí tuyển dụng.
- Phản hồi: Giải thích một cách ngắn gọn và rõ ràng lý do tại sao ứng viên không được chọn, cung cấp phản hồi mang tính xây dựng để giúp họ phát triển.
- Mời ứng tuyển lại (tùy chọn): Nếu ứng viên phù hợp với doanh nghiệp hoặc vị trí khác, bạn có thể mời họ tiếp tục ứng tuyển cơ hội việc làm khác trong doanh nghiệp hoặc ứng tuyển lại trong tương lai. Tuy nhiên, nếu không phù hợp, bạn có thể bỏ qua phần này.
Tìm hiểu thêm: Chi tiết cách viết bài tuyển dụng hấp dẫn ứng viên ứng tuyển
Top 5 mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp
Nếu bạn chưa biết nên viết thông báo từ chối như thế nào, hãy tham khảo ngay 5 mẫu email từ chối ứng viên khéo léo sau đây:
Lưu ý gì khi gửi thư từ chối ứng viên?
Bên cạnh lựa chọn nội dung chuyên nghiệp, khéo léo, doanh nghiệp cũng cần lưu ý những vấn đề sau đây khi gửi thông báo từ chối ứng viên. Bao gồm:
- Không từ chối ngay lập tức sau buổi phỏng vấn: Doanh nghiệp nên tránh việc từ chối ứng viên ngay sau buổi phỏng vấn để không ảnh hưởng đến tâm trạng của họ. Thay vào đó, hãy sử dụng email để thông báo quyết định từ chối một cách tận tâm và lý do thích hợp.
- Thể hiện thái độ lịch sự: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và nhã nhặn trong thư từ chối để tạo ấn tượng tích cực về doanh nghiệp và tế nhị để thể hiện lý do từ chối.
- Tuyệt đối không im lặng: Sau buổi phỏng vấn, doanh nghiệp hãy thông báo kết quả từ chối ngay sau khi quyết định được đưa ra. Đừng để ứng viên bị bỏ phiếu hoặc không nhận được hồi đáp. Họ cần biết để có thể tìm kiếm cơ hội khác.
- Không từ chối qua điện thoại: Việc thông báo từ chối qua điện thoại có thể làm ứng viên cảm thấy bất tiện và không thoải mái. Việc thông báo từ chối ứng viên qua điện thoại tốn thời gian của cả doanh nghiệp và ứng viên. Thay vào đó, viết email từ chối để tránh tạo ra tình huống không mong muốn và tiết kiệm thời gian cả cho doanh nghiệp và ứng viên.
Tìm hiểu thêm: 5 mẫu tạo thông tin tuyển dụng giúp thu hút ứng viên
Trên đây là 5 mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và khéo léo mà các nhà tuyển dụng có thể tham khảo. Hy vọng bài viết Blog Việc Quản Lý này sẽ giúp các bạn thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức và sự tôn trọng đối với các ứng viên.
