Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện là những khái niệm được nhắc đến khá nhiều trong ngành tổ chức sự kiện. Hai vị trí này có gì khác biệt? Cùng Topviecquanly.vn tìm hiểu cụ thể về nội dung này qua bài viết chia sẻ kinh nghiệm dưới đây.
So sánh khái niệm lập kế hoạch tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện
Để hiểu rõ về 2 công việc này, đầu tiên bạn cần nắm được khái niệm của chúng. Dưới đây là những phân tích cụ thể về lập kế hoạch tổ chức và quản lý sự kiện.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là tổng hợp quá trình lên ý tưởng, thiết kế và điều phối các khía cạnh của sự kiện. Lập kế hoạch có thể bao gồm những việc như xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện đó là gì. Bên cạnh đó, lập kế hoạch còn thực hiện việc chọn địa điểm, đặt ngân sách và phát triển chủ đề, chương trình.
Lập kế hoạch đóng vai trò điều phối các nhà cung cấp, quản lý danh sách khách mời và giám sát tất cả hoạt động hậu cần. Mục tiêu của việc lập kế hoạch sự kiện nhằm mục đích tạo ra trải nghiệm thành công và đáng nhớ cho người tham dự, đồng thời đáp ứng những mục tiêu của sự kiện.
Quản lý sự kiện là gì?
Quản lý sự kiện bao gồm việc tạo, điều phối và quản lý tất cả các thành phần khác nhau của một sự kiện cũng như các nhóm người chịu trách nhiệm về từng khía cạnh của sự kiện đó. Quản lý sự kiện đóng vai trò giúp sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch và đảm bảo thành công. Trong quản lý sự kiện, người quản lý cần biết xử lý tình huống bất ngờ xảy ra, hạn chế rủi ro để sự kiện được thành công tốt đẹp.
>>> Xem thêm: Quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện có sự khác biệt như thế nào?
Phân biệt nhiệm vụ cụ thể của lập kế hoạch tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện
Để nhận biết rõ hơn giữa lập kế hoạch và quản lý sự kiện, chúng ta hãy tham khảo những công việc, nhiệm vụ của 2 vị trí này. Cụ thể như sau:
Nhiệm vụ của lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Việc lập kế hoạch sự kiện hoàn chỉnh giúp bạn hạn chế được rủi ro tối đa. Ngoài ra, kế hoạch tổ chức sự kiện còn đảm bảo thành công cho buổi sự kiện. Nhiệm vụ của việc lập kế hoạch này là gì?
Xác định mục đích, mục tiêu cho sự kiện
Công việc đầu tiên khi lập kế hoạch chính là xác định mục đích của sự kiện. Cần xoay quanh những câu hỏi như tại sao phải tổ chức sự kiện, mục đích chính của buổi sự kiện là gì?
Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện cần được xác định rõ ràng. Từ đó sẽ có những lưu ý quan trọng cho việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả.
Cần phải xác định đối tượng
Xác định đối tượng cũng là bước quan trọng và là cơ sở để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công. Nhóm đối tượng của sự kiện bao gồm nhiều nhóm khác nhau như:
- Nhóm đối tượng nhân sự cho sự kiện như: MC, diễn viên, ca sĩ, PG, PB, nhóm nhảy,…
- Nhóm đối tượng tham dự: các khách mời của sự kiện. Xác định khách mời xong cần gửi thư mời đến những khách mời trước buổi sự kiện một tuần sau đó gọi để xác nhận chốt danh sách trước khi sự kiện diễn ra hai ngày.
>>> Xem thêm: Quản lý sự kiện là gì? Tố chất cần có của nhà quản lý sự kiện?
Xây dựng thông điệp sự kiện
Thông điệp trong sự kiện đóng vai trò rất quan trọng. Nó có thể là điểm nhấn ý nghĩa để giới thiệu về nội dung khách hàng cần truyền tải đến khách tham dự. Khi lập kế hoạch sự kiện cần chú ý xây dựng thông điệp rõ ràng và ý nghĩa,…
Nhiều người cho rằng, thông điệp là linh hồn của sự kiện, giúp sự kiện có thể gây ấn tượng và lan tỏa hơn. Do đó, người lập kế hoạch sự kiện cần nghiên cứu cẩn thận trước khi đưa ra thông điệp cho sự kiện đó. Ví dụ, sự kiện tổng kết cuối năm của doanh nghiệp thường xây dựng thông điệp tri ân cống hiến của nhân sự trong khi sự kiện tiệc cưới lại cần lan tỏa thông điệp ý nghĩa về tình yêu, sự chung thủy và gắn kết.
Xác định rõ ràng thời gian và địa điểm để tổ chức sự kiện
Lựa chọn thời gian và địa điểm cụ thể để tổ chức sự kiện. Chọn thời gian theo yêu cầu của khách hàng hoặc tư vấn khung giờ, địa điểm phù hợp nhất. Những thông tin này được xác định cụ thể trong kế hoạch sự kiện.
Địa điểm tổ chức cần được đánh giá cẩn thận trước khi lựa chọn. Những yếu tố cần chú ý khi chọn địa điểm là: Sự phù hợp với mục đích của sự kiện, mức chi phí thuê, địa điểm đảm bảo chứa được lượng khách mời hay không,…
>>> Xem thêm: Quản lý sự kiện học trường nào tốt? Top 5 trường đào tạo uy tín
Xây dựng kịch bản chương trình
Kịch bản chương trình truyền đạt hiệu quả các thông điệp của sự kiện tới đối tượng mục tiêu. Ngoài ra, kịch bản sự kiện góp phần giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp hơn. Muốn sự kiện trở nên hấp dẫn và thu hút thì cần có kịch bản độc đáo, sáng tạo.
Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Kế hoạch truyền thông của sự kiện cũng nằm trong việc lập kế hoạch sự kiện. Truyền thông tốt sẽ thu hút được khách hàng mục tiêu tham gia. Do đó, kế hoạch truyền thông cần được lập ra và thực hiện hiệu quả.
Người lập kế hoạch cần xác định kế hoạch truyền thông qua những kênh nào. Các bước thực hiện ra sao để có được hiệu quả tốt nhất.
Quản lý ngân sách
Sau khi có kịch bản và những thông tin về địa điểm tổ chức, khách mời, đối tượng tham gia thì người lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần xác định ngân sách cho các hạng mục của sự kiện. Tiến hành điều chỉnh sao cho phù hợp. Việc quản lý ngân sách cũng khá quan trọng. Người lập kế hoạch cần cân bằng giữa chất lượng sự kiện và tối ưu ngân sách sao cho hiệu quả.
>>> Xem thêm: Trưởng phòng tổ chức sự kiện làm gì? Mức lương có cao không?
Xác định tiến độ thực hiện và phương án dự trù
Xác định tiến độ thực hiện sự kiện để đảm bảo sự kiện có thể diễn ra theo đúng kế hoạch và đưa ra những phương án dự trù. Điều này đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, suôn sẻ.
Nhiệm vụ quản lý sự kiện
Nhiệm vụ quản lý sự kiện là gì? Dưới đây là thông tin cụ thể giúp bạn phân biệt quản lý sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Trao đổi với khách hàng
Quản lý sự kiện cần phải gặp và trao đổi trực tiếp với khách hàng. Từ đó họ biết được những yêu cầu, mong muốn của khách để tổ chức sự kiện phù hợp với mục đích của khách.
Thông qua chương trình với khách hàng
Khi đã nắm bắt nhu cầu của khách hàng và đã lập kế hoạch tổ chức sự kiện thì quản lý sự kiện tiến hành trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng hài lòng với kế hoạch thì có thể thực hiện triển khai. Nếu khách hàng bổ sung hoặc muốn thay đổi nội dung gì thì chỉnh sửa lại kịp thời.
Phân công công việc cho từng bộ phận
Dựa vào việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện, quản lý có thể phân chia hạng mục cho các bộ phận. Người quản lý phải chú ý đến công tác hậu cần như phương tiện đi lại, nơi ăn chốn ở, các dịch vụ giải trí khác,…của sự kiện. Các bộ phận có sự phối hợp hiệu quả sẽ mang đến sự thành công cho sự kiện.
Kiểm tra và giám sát tiến độ và chất lượng làm việc
Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện việc thì người quản lý sự kiện phải kiểm tra, giám sát tiến độ và chất lượng làm việc một cách thường xuyên. Điều này giúp họ chỉnh đốn, cân đối thời gian phù hợp.
Việc kiểm tra, giám sát tiến độ công việc cũng đảm bảo chất lượng cho sự kiện. Bên cạnh đó, nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của quản lý sự kiện.
>>> Xem thêm: Event Manager là gì ? Tìm việc làm Event Manager ở đâu uy tín?
Mối quan hệ giữa lập kế hoạch tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện là gì?
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện nằm trong quá trình quản lý sự kiện. Bởi quá trình quản lý sự kiện bao gồm tất cả các hoạt động để tạo nên chương trình đó. Để tổ chức sự kiện thành công, suôn sẻ thì luôn cần có một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chặt chẽ và tỉ mỉ. Do đó, 2 giai đoạn này có liên quan chặt chẽ và bổ trợ cho nhau để sự kiện được diễn ra tốt đẹp.
Người lập kế hoạch sự kiện chịu trách nhiệm về khía cạnh sáng tạo và chiến lược, trong khi người quản lý sự kiện xử lý các yếu tố vận hành và hậu cần. Cả hai đều quan trọng cho sự thành công chung của một sự kiện. Ở một số đơn vị tổ chức sự kiện, hai vị trí này có thể được đảm nhiệm bởi một người.
Hy vọng bài viết trong chuyên mục chia sẻ kinh nghiệm trên đã giúp bạn hiểu rõ về sự khác biệt giữa lập kế hoạch tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện. Bài viết cung cấp cụ thể nhiệm vụ của các công việc này. Có thể thấy, cả 2 vị trí này đều đóng vai trò quan trọng cho một sự kiện thành công.
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm việc làm tổ chức sự kiện, đừng bỏ qua những tin tuyển dụng hấp dẫn nhất tại TopCV.vn nhé. Đây là một trong những nền tảng hàng đầu tại Việt Nam áp dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo AI trong tuyển dụng. Từ đó giúp bạn dễ dàng kết nối với các doanh nghiệp và tăng cơ hội tìm việc làm thành công lên đến 80%.
