Du lịch phát triển các ngành nhà hàng, khách sạn trở thành xu thế cho nhiều các bạn trẻ năng động. Trưởng phòng lễ tân trở thành vị trí được săn đón hơn bao giờ hết. Thế nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu khái niệm trưởng bộ phận lễ tân là gì? Vai trò của trưởng bộ phận lễ tân là gì? Công việc của trưởng bộ phận lễ tân ra sao hay chưa? Cùng topviecquanly.vn tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Trưởng bộ phận lễ tân là gì?
Trưởng bộ phận lễ tân là gì? Đây là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận lễ tân theo đúng tiêu chuẩn về chất lượng của khách sạn hướng tới. Trách nhiệm đó sẽ bao gồm nhiệm vụ xây dựng quy trình, phân công, đánh giá hiệu quả công việc ,đón tiếp khách VIP, khách trung thành, khách đoàn,.. kết hợp với hỗ trợ, xử lý các thắc mắc, phàn nàn của khách hàng và tuyển dụng nhân sự.
Mô tả công việc của trưởng bộ phận lễ tân
Là người đứng đầu một bộ phận trưởng bộ phận lễ tân phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Vậy vai trò của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn là gì, cùng chúng mình tìm hiểu nhé!
Điều phối công việc nhân viên trong bộ phận lễ tân
Công việc quan trọng đầu tiên mà trưởng bộ phận cần làm chính là thực hiện điều phối bộ phận mà mình quản lý, cụ thể như sau:
- Lên kế hoạch triển khai thực hiện tất cả nhiệm vụ của bộ phận.
- Tổ chức phân công công việc cho mọi người trong bộ phận.
- Sát sao trong việc kiểm tra giá phòng trên hệ thống để đảm bảo thông tin được rõ ràng, chính xác.
- Trang phục, tác phòng và thái độ phục vụ của nhân viên lễ tân là chìa khóa doanh thu cho tất cả khách sạn. Do vậy hãy đảm bảo những yếu tố này đang đi theo đúng mục tiêu.
- Đốc thúc kết hợp kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động của từng cá nhân trong bộ phận.
Giữ trọng trách đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành và khách ở dài hạn
Với công việc này trưởng bộ phận lễ sẽ thực hiện như sau:
- Khi nhận nhiệm vụ đón tiếp bạn cần lên phương án chuẩn bị các công tác đón tiếp khách và hãy đảm bảo nó được diễn ra hoàn hảo và chỉn chu nhất có thể.
- Support nhân viên thực hiện các hoạt động chào đón, phục vụ, tiễn khách VIP sao cho khách hàng cảm thấy thoải mái và được trân trọng nhất.
Xử lý các yêu cầu, phàn nàn, khiếu nại của khách hàng
Khi thực hiện công việc này trưởng phòng bộ phận lễ tân cần phải:
- Đứng sau để hỗ trợ nhân viên bộ phận xử lý những yêu cầu, phàn nàn mà họ không thể tự mình giải quyết được.
- Kết hợp ăn ý với bộ phận liên quan để giải đáp và giải quyết khiếu nại mang tới sự hài lòng cho khách hàng.
- Không quên ghi lại những trường hợp phàn nàn, khiếu nại khó xử lý để hướng dẫn nhân viên xử lý khi gặp lại tình huống tương tự sau này.
Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự phòng ban
Là người nắm quyền sinh sát ở một phòng ban thì quyền tuyển dụng chắc chắn cũng nằm trong tay trưởng bộ phận lễ tân. Cụ thể công việc như sau:
- Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự trong trường hợp thiếu nhân sự.
- Là người đứng ra đại diện trực tiếp phỏng vấn, tuyển chọn, đàm phán chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.
Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự tiềm năng
- Lên kế hoạch tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu nhằm nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự trong bộ phận sao cho hiệu quả nhất.
- Thực hiện phân công công việc hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới.
Một số công việc khác của trường bộ phận lễ tân
Ngoài ra công việc của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn còn có:
- Kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận mình quản lý để đảm bảo đúng tiến độ và công việc được hoàn thành tốt nhất.
- Xây dựng các biểu mẫu cần thiết cho quá trình hoạt động của bộ phận.
- Hỗ trợ cho các hoạt động marketing của khách sạn.
- Tìm ra phương án xử lý, giải quyết kịp thời khi các tình huống khẩn cấp xảy ra: báo cháy, mưa bão, khủng bố…
- Tạo dựng, mở rộng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên trong bộ phận và với các phòng ban khác.
- Tham gia đầy đủ các hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo và ác cuộc họp với ban giám đốc khách sạn.
- Lên kế hoạch họp định kỳ để phổ biến, triển khai công việc, những quy trình, chính sách, thay đổi mới của khách sạn.
- Hỗ trợ ban giám đốc trong các công việc liên quan và những công việc khác khi được giám đốc, chủ đầu tư yêu cầu.
- Làm báo cáo theo quy định của khách sạn và nộp lại ban lãnh đạo theo tuần, tháng, quý.
Thu nhập và yêu cầu đối với vị trí trưởng bộ phận lễ tân là gì?
Với trách nhiệm cao như vậy thì mức lương của trưởng bộ phận lễ tân cũng sẽ không phải là thấp. Theo khảo sát thì với vị trí này bạn có thể được hưởng mức thu nhập giao động từ 10 – 30 triệu/ tháng, phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu công việc của từng khách sạn.
Khi đảm nhận vị trí này bạn cần đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Là cử nhân hoặc thạc sĩ các ngành lễ tân, ngoại ngữ, kinh tế, quản trị kinh doanh, du lịch khách sạn hoặc các chuyên ngành liên quan.
- Đã có kinh nghiệm từ 3- 5 năm ở vị trí tương đương.
- Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tốt, trung thực, nhanh nhẹn, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc.
- Thành thạo tin học văn phòng và tiếng Anh giao tiếp tốt.
- Một số kỹ năng: kỹ năng thuyết trình, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo,…
Có lẽ đến đây bạn cũng đã hiểu được khái niệm Trưởng bộ phận lễ tân là gì? Vai trò của trưởng bộ phận lễ tân là gì rồi phải không nào? Mong rằng những thông tin hữu ích trên đây sẽ hỗ trợ bạn trong sự nghiệp của mình. Theo dõi trang để cập nhập thêm nhiều thông tin tuyển trưởng bộ phận lễ tân và nhiều vị trí khác bạn nhé!
