Quy trình quản lý dự án có vai trò rất quan trọng giúp hoàn thiện mục tiêu và kế hoạch đề ra ban đầu. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ những quy trình khi quản lý dự án, điều này gây ra nhiều thiệt hại về tài chính và nhân lực. Vậy quy trình quản lý một dự án chuẩn nhất gồm những bước nào? Hãy cùng topviecquanly.vn tìm hiểu chi tiết 6 bước của quy trình quản lý một dự án trong bài viết hôm nay!
Quản lý dự án là gì?
Trước khi tìm hiểu về quy trình quản lý dự án, bạn cần nắm được khái niệm quản lý dự án là gì? Dự án là một kế hoạch bao gồm nhiều công việc phối hợp với nhau, trong đó yêu cầu thời gian thực hiện và mục tiêu thực hiện. Phụ thuộc vào lĩnh vực mà mục tiêu và cách thực hiện của các dự án sẽ có sự khác biệt về chuyên môn.
Quản lý dự án giúp đảm bảo tiến độ công việc, theo dõi chất lượng và đảm bảo khắc phục những phát sinh đột ngột (nếu có) để hoàn thành mục tiêu đề ra. Mặc dù có sự khác biệt về chuyên môn nhưng phần lớn quy trình quản lý dự án sẽ tương đồng.
Bật mí quy trình quản lý dự án hiệu quả
Bước 1: Xây dựng dự án
Bước đầu trong quy trình quản lý dự án là khởi động, giai đoạn này gồm hai hoạt động chính là:
Xây dựng bản tuyên bố dự án chi tiết: Bản tuyên bố là thông tin mà tất cả các dự án đều phải có, trong đó thể hiện mục tiêu, yếu tố tác động, căn cứ xác định…Ngoài ra, bản tuyên bố dự án có vai trò, vị trí quan trọng, rủi ro, quyền hạn của dự án ở mức độ tổng quan nhất. Đây là văn bản giúp định hướng hoạt động và công nhận kết quả của dự án.
Xây dựng thông tin người liên quan: Tài liệu này cung cấp mọi thông tin nhân sự có liên quan đến việc tham gia dự án. Mục tiêu của quản lý dự án là có thể đưa ra tiếng nói chung cho các bên liên quan tham gia thực hiện.
Bước 2: Lập kế hoạch dự án
Đây là bản kế hoạch chi tiết, chỉn chu chứa đầy đủ các phương diện thực hiện của dự án. Để xây dựng kế hoạch dự án chi tiết, bạn cần ít nhất 4 yếu tố sau đây:
- Buổi họp có sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan đến dự án.
- Có văn bản thể hiện đầy đủ 9 phương diện là yêu cầu của khách hàng, chi phí, thời gian, nhân sự, chất lượng, truyền thông, đấu thầu, rủi ro và tích hợp.
- Bản kế hoạch dự án được phê duyệt cuối cùng bởi hội đồng.
- Kế hoạch dự án đảm bảo tính khả thi, chi phí quản lý dự án phù hợp và tỷ lệ thành công ở mức khá.
Bước 3: Tiến hành thực hiện dự án
Đây là giai đoạn toàn bộ nhân sự liên quan tham gia vào thực hiện dự án dựa trên phần nội dung công việc đã phân công trong kế hoạch. Trên thực tế, giai đoạn thực hiện dự án thường là thời điểm xuất hiện các tình huống phát sinh đột ngột làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc.
Lúc này, người làm ở vị trí quản lý cần linh động và đưa ra quyết định nhanh chóng, phù hợp để đảm bảo sự cố không ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Để làm được điều này, nhân sự quản lý dự án cần nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ và có kỹ năng quản lý công việc tốt.
Bước 4: Báo cáo kết quả
Báo cáo kết quả dự án là một trong những giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án. Đối với những dự án quy mô lớn và kéo dài, việc báo cáo kết quả dự án có thẻ được chia làm nhiều giai đoạn.
Trong phần báo cáo kết quả dự án, người quản lý cần thống kê kết quả đã hoàn thành và những điều còn thiếu sót (nếu có) so với kế hoạch đề ra ban đầu. Ngoài ra, bản báo cáo dự án sẽ có mục đánh giá chất lượng công việc để rút kinh nghiệm, khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong những dự án sau này.
Bước 5: Kết thúc dự án
Quá trình kết thúc là bước hoàn thiện cuối cùng trong tất cả các dự án. Giai đoạn kết thúc dự án phải được thực hiện một cách bài bản và đầy đủ tránh phát sinh những rắc rối pháp lý về sau. Giai đoạn này sẽ bao gồm các hoạt động chuyên giao sản phẩm, nghiệm thu và lưu trữ hồ sơ dự án.
Vì thế, người quản lý cần kiểm tra kỹ lưỡng và cẩn trọng khi bước vào giai đoạn kết thúc và bàn giao dự án.
Tạm kết
Việc nắm rõ và thực hiện đầy đủ quy trình quản lý dự án sẽ giúp hoàn thành các kế hoạch và mục tiêu công việc đã đặt ra. Hy vọng những thông tin hữu ích trong bài viết hôm nay sẽ giúp các nhà quản lý hoặc những người có dự định học hỏi về công việc này hiểu rõ thêm về quy trình quản lý dự án.
