Quản lý công việc bằng Excel là một trong những kỹ năng cần thiết nếu bạn không muốn bị sót việc cũng như trễ deadline. Bài viết này của Topviecquanly giúp bạn hiểu rõ về cách thức quản lý công việc trên phần mềm Excel, đừng bỏ lỡ nhé!
Quản lý công việc bằng Excel là gì?
Excel là một ứng dụng bảng tính mạnh mẽ cho phép bạn tạo và quản lý các bảng dữ liệu, tính toán, biểu đồ và thống kê. Ít người biết rằng, đây cũng là một công cụ cực kỳ hữu hiệu để quản lý công việc.
Phương pháp quản lý công việc bằng Excel
Quản lý công việc bằng Excel là việc sử dụng phần mềm Microsoft Excel để tổ chức, theo dõi và ghi lại các thông tin liên quan đến công việc và dự án. Bằng cách sử dụng Excel, bạn có thể tạo các bảng công việc, danh sách nhiệm vụ, lịch trình, tiến độ dự án và nhiều thông tin khác để giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả.
Những ai nên quản lý công việc bằng Excel?
Nhân viên văn phòng, trợ lý, quản lý dự án và những người có nhiều nhiệm vụ cần theo dõi có thể sử dụng Excel để tạo và quản lý danh sách công việc, lịch làm việc và ghi chú.
Bên cạnh đó, quản lý công việc bằng Excel cũng cần thiết cho:
- Kế toán: Bộ phận kế toán có thể sử dụng Excel để quản lý và theo dõi ngân sách, hóa đơn, bảng tính chi phí và thu nhập.
- Kinh doanh cá nhân: Các chủ doanh nghiệp nhỏ, freelancer và chuyên gia độc lập có thể sử dụng Excel để quản lý công việc, hóa đơn, lịch làm việc và theo dõi tình hình tài chính.
- Giảng viên và học sinh: Trong lĩnh vực giáo dục, giảng viên có thể sử dụng Excel để quản lý điểm số, lịch học và tạo các tài liệu thống kê.
- Nhà quản lý nhân sự: Bộ phận nhân sự có thể sử dụng Excel để theo dõi thông tin nhân viên, lịch làm việc và các hoạt động liên quan đến quản lý nhân sự.
Quản lý công việc bằng Excel phù hợp cho các dự án nhỏ hoặc các công ty ít thành viên. Với các dự án lớn và phức tạp, sử dụng các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp có thể mang lại hiệu quả tốt hơn.
Lợi ích khi bạn quản lý công việc bằng Excel
Excel là một ứng dụng phổ biến và đơn giản. Hầu hết mọi người đều đã từng sử dụng hoặc ít nhất là biết cách làm việc với các bảng tính cơ bản. So với nhiều phần mềm quản lý dự án hoặc công cụ quản lý công việc, Excel có giá thành thấp hoặc thậm chí miễn phí.
Quản lý công việc bằng excel mang đến nhiều lợi ích nếu bạn biết cách ứng dụng cho phù hợp:
- Giúp kiểm soát tiến độ công việc một cách hiệu quả, bằng cách sử dụng các bảng biểu và sơ đồ để theo dõi tình trạng, hạn chót và các thông tin khác liên quan.
- Giúp phân bổ công việc hợp lý cho từng thành viên trong nhóm, bằng cách sử dụng các công thức và hàm tính để phân chia công việc theo khối lượng, thời gian và năng lực.
- Giúp đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân hoặc nhóm, bằng cách sử dụng các tiêu chí và chỉ số để đo lường kết quả và so sánh với mục tiêu đã đặt ra. Excel cho phép bạn thực hiện các tính toán tự động, tính toán tổng, trung bình, min/max và các phép tính khác, giúp bạn tự động hóa phần lớn quá trình phân tích – đánh giá hiệu quả.
- Lưu trữ dữ liệu lâu dài trong các tệp Excel, dễ dàng tìm kiếm và tham khảo lại trong tương lai.
- Tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu riêng của bạn. Bạn có thể thiết kế các bảng tính độc đáo để theo dõi công việc, nhiệm vụ và dự án cụ thể của bạn.
Tuy nhiên, bạn cũng nên biết rằng Excel không phải là công cụ quản lý công việc hoàn hảo và có nhiều hạn chế như: Không linh hoạt, khó sử dụng nếu không am hiểu excel, bảo mật kém, không đồng bộ, hạn chế trong việc chia sẻ thông tin…
>>> Xem ngay: 8 năng lực quản lý cần thiết nhất cho Leader
Cách quản lý công việc bằng Excel theo mẫu có sẵn
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách để quản lý công việc của mình hiệu quả hơn, thì sử dụng mẫu Excel có sẵn là một lựa chọn tuyệt vời. Có rất nhiều mẫu Excel để quản lý công việc, tùy theo nhu cầu sử dụng.
Các mẫu quản lý công việc bằng excel thường có các công thức, hàm tính, biểu đồ, sơ đồ và các tính năng khác đã được tích hợp sẵn, giúp bạn dễ dàng xử lý và phân tích dữ liệu.
Dưới đây là một số file mẫu Excel giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn:
Mẫu Excel quản lý công việc cá nhân
Có thể nói rằng Excel là công cụ đơn giản và hiệu quả nhất để quản lý công việc cá nhân. Một bảng quản lý công việc cá nhân sẽ bao gồm đầu mục công việc, thời gian hoàn thành (deadline), cũng như những lưu ý khác.
>>> Tải ngay: File Excel quản lý công việc cá nhân
Mẫu Excel quản lý công việc phòng ban
Theo dõi công việc của một phòng ban sẽ phức tạp hơn bởi nó sẽ bao gồm đầu việc của tất cả cá nhân trong phòng ban đó. Bạn sẽ cần theo dõi về tiến độ, hiệu suất và kết quả công việc. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của Excel thì việc này trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
>>> Tải ngay: File Excel quản lý công việc phòng ban
Mẫu Excel quản lý dự án
Các dự án quy mô nhỏ cũng có thể được quản lý bằng Excel để tiết kiệm thời gian, công sức, chuẩn hóa quy trình làm việc và đồng bộ về thông tin. Với mỗi dự án, bạn cần theo dõi các hạng mục công việc lớn, đầu việc chi tiết, tiến độ theo từng giai đoạn, tổng chi phí, hiệu quả cuối kỳ…
>>> Tải ngay: File Excel quản lý dự án
Mẫu Excel quản lý công việc bằng biểu đồ Gantt
Quản lý công việc bằng Gantt trên Excel giúp bạn thể hiện chi tiết thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ trong dự án của phòng ban. Bạn có thể đánh dấu và xem nhanh các mốc thời gian quan trọng và các vấn đề cần giải quyết.
>>> Tải ngay: File Excel quản lý công việc bằng biểu đồ Gantt
Mẫu Excel quản lý công việc theo KPI
File mẫu Excel quản lý công việc theo KPI giúp bạn theo dõi các chỉ số hiệu quả của phòng ban. Bạn có thể ghi chép tên KPI, mục tiêu, kết quả, tỷ lệ hoàn thành và biểu đồ thể hiện.
>>> Tải ngay: File Excel quản lý công việc theo KPI
Mẫu Excel quản lý công việc theo Timeline
Quản lý công việc theo Timeline giúp bạn thể hiện các mốc thời gian quan trọng và các nhiệm vụ chính trong toàn bộ dự án của phòng ban. Bạn có thể xem tổng quan về tiến độ công việc và điều chỉnh theo nhu cầu.
>>> Tải ngay: File Excel quản lý công việc theo Timeline
Những lưu ý khi quản lý công việc bằng Excel
Khi quản lý công việc bằng Excel, có một số lưu ý quan trọng để bạn cân nhắc để đảm bảo rằng quá trình quản lý công việc diễn ra hiệu quả và tránh phát sinh các vấn đề không mong muốn:
- Chọn mẫu phù hợp với nhu cầu: Có rất nhiều mẫu Excel có sẵn cho bạn sử dụng, hãy dành thời gian để chọn một mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Tùy chỉnh mẫu đáp ứng nhu cầu cụ thể của mình: Ví dụ, bạn có thể thêm hoặc xóa các trường, thay đổi màu sắc hoặc định dạng, hoặc thêm biểu đồ,…
- Sử dụng các công thức Excel: Excel có rất nhiều công thức có thể giúp bạn tự động hóa các nhiệm vụ, chẳng hạn như tính tổng số giờ bạn đã dành cho một nhiệm vụ hoặc số lần bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ.
- Lưu trữ file làm việc của bạn ở nơi an toàn: Chẳng hạn như trên Google Drive hoặc OneDrive để dễ dàng truy cập file quản lý từ bất kỳ đâu.
- Chia sẻ sổ làm việc của bạn với những người khác trong nhóm: Điều này giúp họ có thể xem tiến độ của bạn và đưa ra phản hồi khi cần thiết.
- Kết hợp với các công cụ khác: Ngoài Excel, còn có nhiều công cụ khác có thể giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các công cụ như Slack, Trello hoặc Asana để giao tiếp với các thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và chia sẻ tệp.
>>> Xem ngay: Những Công Việc Của Người Quản Lý Là Gì?
Kết luận
Quản lý công việc bằng Excel có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh bị quá tải và đạt hiệu suất làm việc cao hơn. Hãy chia sẻ kinh nghiệm quản lý công việc tại TopCV – Nền tảng tuyển dụng và việc làm tiên phong tại Việt Nam trong việc ứng dụng công nghệ AI.
Tại TopCV, bạn sẽ được tiếp cận với hàng trăm cơ hội việc làm hấp dẫn mỗi ngày cũng như tìm kiếm được những người đồng nghiệp giỏi. Chúc bạn thành công.
